Gestión de información personal

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El concepto de gestión de información personal (Personal Information Management, PIM) se utiliza en la bibliografía especializada con dos sentidos: como actividad y como disciplina de estudio.

Como actividad, es el conjunto de acciones que las personas realizan con el fin de obtener, crear, organizar, almacenar, mantener y reencontrar piezas de información como, por ejemplo, documentos (de papel y digitales), páginas web y mensajes electrónicos para completar tareas personales o laborales de la vida cotidiana y cumplir con diversas responsabilidades (familiares, laborales, sociales o comunitarias).[1]

Instrumentos como, por ejemplo, los organizadores personales, ayudan a dedicar menos tiempo a absorbentes actividades de gestión que inducen a cometer errores. Así, dejan más tiempo para hacer un uso creativo e inteligente de la información a fin de concluir tareas o simplemente disfrutar de ella.[2]​ Varias aplicaciones informáticas[3]​ se han desarrollado con la intención de facilitar la gestión de información personal.

Como disciplina, se ocupa del estudio de esas acciones para hallar el mejor modo de asegurar que un documento o un canal de información, una vez localizado, vuelva a estar disponible cuando sea necesario. Se encarga también de proponer estrategias para aproximarse a la situación ideal respecto a la gestión de la información personal: disponer siempre de la información pertinente en el lugar oportuno, en la forma adecuada y con un grado suficiente de calidad y completitud para satisfacer cualquier necesidad que surja. Está relacionada con materias como la gestión de la información, la búsqueda y recuperación de información, la interacción persona- computadora, la gestión del conocimiento, la gestión de bases de datos, la psicología cognitiva y la ciencia de la información.

Información personal[editar]

La información personal es la que alguien guarda para uso personal[4]​. Se trata de documentos de uso cotidiano, almacenados en un ordenador y que se han creado utilizando diversas aplicaciones informáticas, como procesadores de texto, correo electrónico, administradores de direcciones de Internet, software fotográfico...

Son información personal las notas personales, agendas personales, listas (incluidas las de tareas), fechas significativas y recordatorios (cumpleaños, aniversarios, citas y compromisos...), mensajes electrónicos e instantáneos, fotografías, comunicaciones vía fax o almacenadas en un buzón de voz, componentes de la gestión de un proyecto, suscripciones (incluidos los canales de noticias RSS o Atom), alertas y referencias (incluidas las bibliográficas y los sitios web de interés).

La información puede ser personal porque pertenezca al individuo (ficheros en el ordenador personal, fotografías), se refiera a él (historial médico, historial de navegación web), vaya dirigida a él (mensajes, notas, anuncios), la haya enviado o publicado (mensajes, informe personal, artículo publicado), la haya experimentado (webs, programas de televisión) o le sea útil o relevante (ficheros, presentaciones). [5]

En la literatura sobre el tema, se distinguen tres niveles: piezas, elementos u objetos; colecciones y espacios de información personal.

Las piezas de información son documentos de papel o digitales, o las referencias a cualquiera de estos. Es información empaquetada con expectativas de persistir, encapsulada de tal manera que se puede almacenar, describir (con metadatos u otras propiedades), trasladar, nombrar, copiar, distribuir, eliminar y transformar[6]​.

Una colección de información personal es un conjunto de elementos de información definido por las actividades del individuo más que por la forma de la información. Hace referencia a la organización personal y a la perspectiva de organización del individuo e incluye elementos de información, estructuras para representar y organizar la información y puntos de acceso como punteros y enlaces. Se trata de una construcción intelectual y personal del individuo. [3]

El espacio personal de información es un dominio abstracto, que abarca todos los objetos y colecciones de información personal del individuo y también incluye las aplicaciones de software que sirven para su adquisición, organización, mantenimiento y recuperación. [3][7]

Actividades de la gestión de información personal[editar]

Las actividades de la gestión de información personal se pueden clasificar en tres categorías: actividades de encuentro y reencuentro (en inglés finding-refinding), actividades de guardado (en inglés keeping) y actividades de mantenimiento y organización, que en la literatura especializada en inglés se denominan metalevel activities.[4]

En la actualidad, reencontrar información personal es un problema difícil, debido al aumento exponencial de esta y a su fragmentación. La información personal de un individuo está fragmentada, porque se presenta en diferentes formatos  (papel y electrónico); porque está contenida en distintos tipos de documentos (texto, música, fotografía, enlace, páginas web…) y también porque se ha creado con distintos programas y se gestiona de diferente manera (carpetas, marcadores…). Reencontrar información personal es un proceso formado por 4 actividades: acordarse de consultar, recuperar, reconocer y repetir si es preciso.[8]

Las actividades de guardado son las que realiza la persona ante la información que cree que puede utilizar más adelante. Por ejemplo, guardar un artículo en una carpeta con una determinada etiqueta, añadir un marcador a la barra de favoritos, enviarse a uno mismo una referencia… son actividades de este tipo.

Realizar actividades de organización y mantenimiento permite caracterizar la información, saber qué se posee y controlar el espacio personal de información para poder recuperarla cuando sea necesario Aunque los ordenadores personales cada vez poseen más capacidad de almacenamiento, las actividades de organización y mantenimiento siguen siendo necesarias, pues la capacidad de atención de una persona sí es limitada. De nuevo, la fragmentación de la información personal hace que se utilicen distintos criterios a la hora de organizarla. [2]

Modelos de gestión de información personal[editar]

Existen dos aproximaciones para la administración de la información personal: la fragmentación y la no fragmentación o integración. La primera separa los documentos según tipos y propósitos y trabaja con metodología y tecnología distinta para cada tipo. La segunda utiliza una sola plataforma para organizar los documentos personales.[9]

Referencias[editar]

  1. Franganillo, Jorge (2009). «Gestión de información personal: elementos, actividades e integración». El profesional de la información, vol. 18, núm. 4, julio-agosto de 2009, p. 399-406.
  2. a b Franganillo, Jorge (2018). Gestión de información personal: integración mediante el correo electrónico. Barcelona: UOC, 2018. ISBN 9788491803003.
  3. a b c Tramullas, Jesús; Sánchez Casabón, Ana I.; Garrido Picazo, Piedad (2009). «Gestión de información personal con software para mapas conceptuales». El Profesional de la Información, 18, 6: 601-612. 
  4. a b Jones, William; Teevan, Jamie (2007). Personal information management. University of Washington Press. ISBN 9780295800684. 
  5. Jones, William (2008). Keeping found things found : the study and practice of personal information management. Morgan Kaufmann Publishers. ISBN 9780080554150. 
  6. Jones, William; Bruce, Harry. «A Report on the NSF-Sponsored Workshop on Personal Information Management, Seattle, WA,2005». pim.ischool.washington.edu. Consultado el 2018-12-15. 
  7. Jones, William (2007). «Personal Information Management». En Cronin, Blaise (ed.). Annual Review of Information Science and Technology 41: 453-504. 
  8. Lansdale, Mark W (1988). «The psychology of personal information management». Applied Ergonomics 19 (1): 55-66. 
  9. Tarango, Javier; Lau, Jesús (2013). «La información personal en la era digital». Documentación de las Ciencias de la Información 36: 237-255.