Archivo de documentos

Grabado de un archivo

El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar el local donde se conservan los documentos producidos por otra entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:

• El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
• El edificio o local donde se custodia dicho fondo.
• La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

Definiciones

El diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos​ lo define con tres acepciones:

1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.
3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.

Para A. Heredia, un "archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia".

Según la Ley de Patrimonio Histórico Español los archivos son "los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura la información y la gestión administrativa. Asimismo se entienden también por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos".​

En todas las definiciones se distinguen elementos comunes: el archivo está formado por documentos de cualquier naturaleza y en cualquier soporte producidos por personas físicas o jurídicas en el ejercicio de su actividad para cubrir necesidades administrativas para después convertirse en fuentes de información, investigación y difusión, ordenados según fueron creados.

Funciones de los archivos

La función genérica de un archivo es reunir, conservar y servir documentos. Estas funciones se resumen en las siguientes tareas llevadas a cabo por el personal de archivo:

• Organizar la documentación administrativa.
• Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no es periódico.
• Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservación o destrucción.
• Clasificacion de fondos.
• Descripción para facilitar el acceso a los documentos utilizando aquellos instrumentos necesarios.
• Adecuación de las instalaciones donde se conservan los documentos.

pz la mera neta esto es falso obtener los documentos de forma eficaz.

• Los ciudadanos para ofrecer la información que soliciten, sobre todo en los archivos públicos.
• La investigación y difusión cultural, sobre todo para colocar a disposición del solicitante datos del pasado.

Etapas del archivo

El fondo documental de un archivo atraviesa diversas etapas en función del ciclo de vida de los documentos que lo componen. Este concepto establece que la información documental tiene una vida similar a la de un organismo biológico: nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo). En función de uso y valor a lo largo del tiempo (administrativos, legales, fiscales, evidenciales o histórico), la documentación pasa por diferentes estadios:

• Archivo de gestión o Archivo de oficina: está compuesto por los documentos en fase de tramitación o aquellos que son de uso frecuente. Está gestionado por las propias unidades administrativas que los producen a fin de facilitar la gestión de actividades corrientes. La documentación permanece en esta fase un periodo de cinco años.
• Archivo central: recoge aquella documentación que deja de ser utilizada de forma frecuente, aunque su uso es hipotético. La permanencia en esta fase es de 10 años, aunque los archiveros pueden establecer menores plazos en función de muchos factores pero teniendo en cuenta la finalización de los trámites.
• Archivo intermedio: en esta fase la documentación ha perdido prácticamente en su totalidad el valor de gestión administrativa. La documentación se transfiere desde los archivos centrales para el almacenamiento masivo. Los documentos permanecen en este archivo 15 años más, es decir, hasta alcanzar los 30. Durante esta fase se procede a su valoración, selección y expurgo para conservar los realmente importantes.
• Archivo histórico: la documentación que alcanza este archivo es conservada de forma permanente por su valor informativo, histórico y cultural.

Existen además de estas categorías, los archivos eclesiásticos, que como su nombre indica, son aquellos que están supeditados a la administración del patrimonio de la(s) Iglesia(s). kkjuiilkuy5fresto no sirve

Archivos Históricos Nacionales de Venezuela

Entre los archivos históricos más importantes de España podemos citar:

• Archivo General de Simancas: archivo del reino desde 1540, se constituye en 1588 cuando adquiere la carta de naturaleza y se ordena el traslado periódico de los documentos de gobierno. Este procedimiento se mantuvo hasta mediados del siglo XIX. El archivo se componede 28 secciones con un total de 712 series. Las secciones corresponden a diversas instituciones de procedencia: consejos, secretarías y documentación de naturaleza hacendísticas.
• Archivo General de Indias: fundado en 1785 para reunir los documentos de las posesiones de las Indias. Compuesto por trece secciones que abarcan desde 1492 a 1892 está formado por casi cuarenta mil legajos de la burocracia generada por los territorios de América del Sur, Central, México, Sur de Estados Unidos, Filipinas y otras posesiones del Pacífico.
• Archivo Histórico Nacional: se creó en 1866 para almacenar la documentación de los archivos suprimidos por la desamortización de Mendizabal. Con posterioridad se agregaron fondos de otras administraciones e instituciones. Se compone de 15 secciones; algunas de las más importantes son: consejos suprimidos, clero secular y regular y Guerra civil.
• Archivo General de la Corona de Aragón: creado en 1180 recoge documentación histórica de la Corona de Aragón, zonas francesas e italianas de la Edad Media.
• Archivo General de la Administración: nace en 1858 como archivo general central en Alcalá de Henares con la documentación de ministerios y órganos administrativos. Fue destruido por un incendio en 1939. En 1969 se crea el Archivo General de la Administración Civil al que se envía documentación de ministerios y organismos de la Administración Central del Estado.
• Archivo de la Real Chancillería de Valladolid y Archivo de la Real Chancillería de Granada: aunque estos archivos entran en la categoría de regionales y no nacionales, se incluyen en esta categoría por su importancia histórica. Se compone de fondos judiciales desde el siglo XV hasta 1834.

No obstante exite toda una red de Archivos españoles en las diferentes Comunidades Autónomas, en las provincias, así como los competentes de la Administración Local.

Bibliografía

• Dictionary of archival terminology = Dictionnaire de terminologie archivistique : English and French, with equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish / edited by Peter Walne ; compiled by Frank B. Evans, Francois-J. Himly and Peter Walne; Munchen ; New York : K.G. Saur, 1984. 359820275X

• Heredia Herrera, Antonia. Archivística general: teoría y práctica. Sevilla: Diputación Provincial de Sevilla, 1993. ISBN 84-7798-056-8

• Proyecto UNE-ISO 15489-1

• Cruz Mundet, Jose Ramón. Manual de archivística. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez; Madrid: Pirámide, 1994. ISBN 84-368-0860-6

Véase también

• Archivo de Indias
• Archivo General de Simancas
• Archivo informático
• Archivo General de la Nación
• Archivo de la Fundación Sierra-Pambley
• Archivo Histórico Provincial de Guadalajara

Enlaces externos

• Wikimedia Commons alberga una galería multimedia sobre Archivo de documentos.
• Tesoros de los Archivos Estatales de España en el Centro Virtual Cervantes
• Portal de Archivos Españoles
• Directorio de Archivos de Iberoamérica