Gestión documental
Records Management es una disciplina que estudia el tratamiento adecuado en las organizaciones a ciertos activos de información denominados Records, término que no tiene traducción correcta al castellano.
Un record es un activo de información, digital o en papel, que refleja la historia o memoria de la organización respecto a sus actividades. Ejemplos de estos activos son facturas, pedidos, documentos contables, actas, correo electrónico, etc.
Dichos activos se caracterizan por:
- No deberían ser alterables una vez creados.
- Existe algún tipo de exigencia legal o corporativa para que sean conservados durante un periodo mínimo de tiempo.
- Tienen valor para la organización.
La mayoría de los records tienen forma de documento, en papel o en formato digital, motivo por el que esta disciplina está íntimamente asociada a la de gestión documental.
Definiciones formales
ISO proporciona la siguiente definición: "Disciplina encargada del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de records, incluyendo el proceso de captura y mantenimiento de las evidencias e informaciones acerca de actividades de negocio y transacciones en la forma de records".
Por otra parte, el Consejo Internacional de Archivos define record como: "un fragmento específico de información registrada que se ha generado, recopilado o recibido en la iniciación, conducción o compleción de una actividad y que aglutina suficiente contenido, contexto y estructura como para probar o evidenciar dicha actividad"