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En el contexto de la ciencia de archivos, los "finding aids" (ayudas para la búsqueda), es una herramienta que contiene información dentro de un archivo que está detallada, indexada y procesada sobre una colección específica de registros. Las ayudas para la búsqueda a menudo consisten en un inventario documental y una descripción de los materiales, su fuente y su estructura. Suelen ser compiladas por la entidad de origen, procedencia de la colección o por un archivero o bibliotecario durante el procesamiento del archivo . De la misma forma, sirve para localizar información específica dentro de la colección y también puede ayudar al repositorio de archivos a administrar sus materiales y recursos. [1]
Historia[editar]
El concepto de ayuda para la búsqueda se remonta a los orígenes de los archivos y refleja la historia de la información. Los antiguos sumerios crearon sus propios sistemas de índices para poder localizar documentos burocráticos y administrativos específicos. Hemos avanzado mucho desde la tableta de arcilla, pero los principios de la búsqueda de ayuda siguen siendo los mismos.
En los siglos XIX y XX las ayudas eran documentos en papel, como listas o fichas. En aquel momento para poder acceder a este tipo de búsquedas se accedía a través del referencista, que era quién ejercía la función de puente entre el investigador y las colecciones. Con el tiempo este método quedó obsoleto debido a su falta de precisión, lo que dio lugar a que las bibliotecas tuviesen que rehacer las búsquedas.
Las bibliotecas y archivos tardaron bastante tiempo en alejarse completamente de las ayudas para la búsqueda de copias en papel. Gran parte de eso tenía que ver con las demandas de los investigadores y aquellos que querían una ayuda física en sus manos frente a las copias en línea.
Actualmente, en el siglo XXI, se pueden crear en formatos electrónicos como hojas de cálculo o bases de datos. El formato estándar legible por máquina para ayudas de búsqueda de colección de manuscrito es la Descripción de archivo codificado, ampliamente utilizado en los Estados Unidos , Canadá , el Reino Unido , Francia , Australia y otros países. [2]
Conceptos generales[editar]
Las ayudas para la búsqueda son herramientas que ayudan al usuario a encontrar información en un grupo de registros, colección o serie de materiales de archivo específicos. Los ejemplos de ayudas para la búsqueda incluyen inventarios publicados y no publicados, listas de contenedores y carpetas, catálogos de tarjetas, calendarios, índices, registros y guías institucionales. Las publicaciones formales que ayudan a un usuario a encontrar información sobre un grupo de registros, una colección o una serie de materiales de archivo también están ayudando.
Ayuda a los usuarios a ubicar las herramientas de búsqueda para el grupo de registros, la colección o los materiales de archivo e identifica el tipo de herramientas de búsqueda disponibles. [3]
Contenido[editar]
El contenido de una ayuda para la búsqueda puede diferir según el tipo de material que describe. Una ayuda para la búsqueda incluye una descripción del alcance de la colección, información biográfica e histórica relacionada con la colección, y restricciones en el uso o acceso a los materiales. Además, pueden incluir encabezados de materia extraídos de diferentes vocabularios controlados como por ejemplo LCSH o AAT, y también hacer referencias cruzadas a colecciones relacionadas en otros repositorios. Los elementos de datos esenciales para encontrar ayudas están definidos por el Consejo Internacional de Archivos en la ISAD (G). Existen diversas implementaciones nacionales de la Descripción General Internacional de Archivos, como Describing Archives: A Content Standard , utilizado en los EE.UU.
Estructura[editar]
La Descripción básica, la Descripción general de la colección o la Información resumida suele ser la primera sección de una ayuda de búsqueda, que contiene información sobre el creador de la colección, el espacio físico que ocupa la colección en el archivo y el rango de fechas y un resumen de sus documentos. Una nota biográfica / histórica describe una colección desde la perspectiva del período de tiempo en que se creó, proporcionando información de antecedentes sobre una persona u organización. También puede describir la historia de la colección. La nota de alcance y contenido explica brevemente la procedencia de la colección, su disposición y rango de fechas, y en general qué tipo de materiales contiene: cartas, informes, fotografías, audio / video, etc. [4]
Cómo leer ayudas para la búsqueda[editar]
Primero se va a dar información sobre cómo saber si las ayudas de búsqueda están estructuradas.
Las colecciones, especialmente las grandes, se dividen en secciones de artículos similares o material relacionado. Los archiveros llaman a estas agrupaciones "serie." Dentro de una serie, el material también se organiza, generalmente alfabéticamente o cronológicamente. La estructura es jerárquica y diseñado para ayudarlo a identificar los materiales que desea dentro de un gran agrupación de material sin describir miles de artículos individuales. [5]
Cómo utilizar las ayudas de búsqueda[editar]
Una de las opciones sobre cómo buscar en Finding Aids es:
- Presionar las teclas ctrl + F de su teclado, tras este paso va a aparecer un cajetín de búsqueda mediante el cual se buscará el término deseado. A través de la búsqueda realizada, aparecerá resaltado el término tantas veces como esté presente en el texto.
Estándares de contenido[editar]
Descripción de archivo codificado (EAD)[editar]
La Descripción de archivo codificado se creó en 1998. Al igual que MARC para los registros de catálogo, EAD es un estándar para la codificación de ayudas de búsqueda para su uso en un entorno en red o en línea. EAD esencialmente le dice a los archiveros cómo pueden describir sus colecciones de archivos de manera coherente con las normas nacionales. Aunque EAD es un nuevo desarrollo descriptivo que emerge de la tecnología de la información de fines del siglo XX, su estructura y, por lo tanto, la capacidad de los archiveros de usar EAD, se basa directamente en los principios tradicionales de la disposición y descripción de los archivos. Gran parte de la información considerada esencial para crear una buena ayuda para encontrar EAD son datos que los archiveros han creado habitualmente durante el proceso de adquisición, organización y descripción de materiales. Este capítulo busca demostrar que mucho sobre EAD es un terreno familiar para los archiveros. [6]
Estructura[editar]
EAD es una estructura compleja que, si se utiliza por completo, presenta a su repositorio oportunidades para compilar, buscar, recuperar y personalizar sus ayudas de búsqueda de infinitas maneras. El potencial para hacer esto se deriva casi por completo de una codificación consistente y extensa del contenido intelectual dentro de las ayudas de búsqueda. Al utilizar juiciosamente las etiquetas de contenido intelectual de EAD, se puede crear una ayuda de búsqueda altamente flexible que puede funcionar tanto como el tipo de documento lineal que estamos acostumbrados a crear como una base de datos estructurada y con capacidad de búsqueda. Es importante tener en cuenta que aunque EAD proporciona una estructura estandarizada para la información sobre la búsqueda de ayudas y las colecciones que describen, en su forma actual no exige el uso de ningún estándar sobre cómo se determina e ingresa el contenido de cada elemento de datos. [7]
Descripción estándar de archivo (DACS)[editar]
La Society of American Archivists adoptó Describing Archives: A Content Standard (DACS) como el estándar de contenido oficial de la comunidad de archivos de EE.UU. en el año 2005. DACS fue diseñado para crear una variedad de descripciones de archivo, incluyendo la búsqueda de ayudas y registros de catálogo. Reemplazó archivos, papeles personales y manuscritos, que habían servido a la comunidad de archivos de EE.UU durante más de dos décadas.[8]
DACS es un estándar que es independiente de formas particulares de salida en sistemas de información dados, como catálogos manuales y electrónicos, bases de datos y otros formatos de ayuda para la búsqueda.
Veáse Además[editar]
Referencias[editar]
- ↑ Finding Aid Type. (2016). Recuperado el 15 de enero de 2020, de https://www.archives.gov/research/catalog/lcdrg/elements/findingtype.html
- ↑ Finding aid. (2019). Recuperado el 15 de enero de 2020, de https://en.wikipedia.org/w/index.php?title=Finding_aid&oldid=907053135
- ↑ What is a finding aid? How to find, read, and search one. Bates. Retrieved January 15, 2020, from https://www.bates.edu/archives/how-do-i/what-is-a-finding-aid/
- ↑ Discover Finding Aids! (2012). Library and Archives Canada Blog. https://thediscoverblog.com/2012/02/28/discover-finding-aids/
- ↑ McGahee, C. (2018). Making Special Collections Accessible to Users: Finding Aids. International Journal of Legal Information, 46(1), 31-38. doi:https://doi.org/10.1017/jli.2018.2
- ↑ Encoded Archival Description. (2019, October 21). Wikipedia contributors. In Wikipedia, The Free Encyclopedia. Recuperado 16:04, dicembre 19, 2019 desde https://en.wikipedia.org/w/index.php?title=Encoded_Archival_Description&oldid=922337347
- ↑ Society of American Archivists. (2017). Encoded Archival Description Tag Library Version EAD3. Recuperado el 15 de enero de 2020, de http://www.loc.gov/ead/EAD3taglib/index.html#elem-unittitle
- ↑ Society of American Archivists. (2013). Describing Archives: A Content Standard (2 ed.). Chicago, Estados Unidos. Recuperado el 15 de enero de 2020, de http://files.archivists.org/pubs/DACS2E-2013_v0315.pdf