Factura electrónica

Una factura electrónica, también llamada efactura o e-factura, es un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. La factura electrónica es, por tanto, la versión electrónica de las facturas tradicionales en soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse y enviarse por procedimientos electrónicos.

La factura electrónica como evolución de la factura tradicional

Una factura es el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). Tradicionalmente, es un documento en papel, cuyo original debe ser archivado por el receptor de la factura. Habitualmente el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión.

La factura electrónica es el equivalente digital y evolución lógica de la tradicional factura en papel. A diferencia de esta, se emplean soportes informáticos para su almacenamiento en lugar de un soporte físico como es el papel.

En los países en los que la legislación lo admite, la validez de una factura electrónica es exactamente la misma que la de la tradicional factura en papel y gracias a la firma digital que incluye se garantiza su integridad y un alto nivel de trazabilidad, por lo que judicialmente es un documento considerado como vinculante y que no necesita de mayor prueba o confirmación que su propia existencia.

Aspectos generales

La factura electrónica es un tipo de factura que se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico.

Una factura electrónica se construye en 2 fases:

1. Se crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos.
2. Posteriormente se procede a su firma con un certificado digital o electrónico propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la misma

Al terminar obtenemos una factura que nos garantiza:

• que la persona fisica o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad) y
• que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad).

El emisor envía la factura al receptor mediante medios electrónicos, como pueden ser CDs, memorias Flash e incluso Internet. Si bien se dedican muchos esfuerzos para unificar los formatos de factura electrónica, actualmente está sometida a distintas normativas y tiene diferentes requisitos legales exigidos por las autoridades tributarias de cada país, de forma que no siempre es posible el uso de la factura electrónica, especialmente en las relaciones con empresas extranjeras que tienen normativas distintas a la del propio país.

Los requisitos legales respecto al contenido mercantil de las facturas electrónicas son exactamente las mismas que regulan las tradicionales facturas en papel. Los requisitos legales en relación con la forma imponen determinado tratamiento en aras de garantizar la integridad y la autenticidad y ciertos formatos que faciliten la interoperabilidad.

Existen algunas normativas internacionales aplicables de forma general a la factura electrónica, aunque las Naciones Unidas, a través de UN/CEFACT han publicado recomendaciones tales como UNeDocs que definen plantillas para las facturas impresas y formatos EDI y XML para las modalidades electrónicas. En Europa, la facturación electrónica se regula en la Directiva 115/2001, que debía ser adoptada en cada país antes del 31 de diciembre de 2003.

Hoy día la organización GS1 (antes EAN/UCC) a nivel mundial ha organizado comités internacionales de usuarios de 108 países miembro, para conformar las guías de facturación electrónica estándar a nivel mundial.

La factura electrónica permite que instituciones, empresas y profesionales dejen atrás las facturas en papel y las reemplacen por la versión electrónica del documento tributario. Tiene exactamente la misma validez y funcionalidad tributaria que la factura tradicional en papel. Todo el ciclo de la facturación puede ser administrado en forma electrónica.

Beneficios

Dependiendo del tamaño de las empresas y el volumen de su facturación, el ahorro en concepto de emisión y gestión de facturas (emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Entre los motivos que hacen posible este ahorro se encuentran:

• Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
• Ahorro en el gasto de papelería.
• Facilidad en los procesos de auditoría.
• Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
• Menor probabilidad de falsificación.
• Agilidad en la localización de información.
• Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
• Procesos administrativos más rápidos y eficientes.

Por otro lado, una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, se verán incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.

Formatos usados

No existen requisitos formales respecto a la forma en que se debe proceder a la codificación de la factura, pero las modalidades más habituales son las siguientes:

• PDF. Cuando el destinatario es un particular, un profesional o una PYME cuyo único interés sea guardar electrónicamente la factura, pero no evitar volver a teclear los datos ya que con este formato no se facilita el ingreso de los datos de la factura en el ordenador de destino.
• EDIFACT. Sintaxis más usual cuando el envío se realiza de ordenador a ordenador, lo cual quiere decir que el destinatario es una empresa que tiene capacidad tecnológica para tratar de forma automatizada la información recibida, de manera que los datos se ingresan en el ordenador de destino de forma automática. La elaboración de este estándar es desarrollada principalmente por la organización GS1(unión de las antiguas EAN y UCC) para empresas de Gran Consumo, Ferretería y Bricolaje, etc, con la colaboración de Odette para el sector de Automoción. En España, es AECOC (GS1 España) la representante de GS1 y la encargada de desarrollar y velar por el cumplimiento de los estándares EDI.
• XML. Cuando el envío es de ordenador a ordenador, puede también utilizarse este tipo de sintaxis. Es un lenguaje extendido principalmente en Norteamérica que poco a poco va ganando terreno en Europa. Existen diversas variantes cuya convergencia se espera en el marco de las Naciones Unidas. Las más importantes son UBL respaldado por OASIS y GS1 respaldado por la organización del mismo nombre. En España la variante facturae (procedente de CCI-AEAT), respaldada por el Centro de Cooperación Interbancaria, la Agencia Tributaria y el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio es la más difundida, y cuenta con sistemas de traducción a y desde UBL.

Formatos de la firma digital en la factura electrónica

Para cada formato existe una forma peculiar de codificar la firma electrónica:

• XML. El formato de firma electrónica se denomina XAdES y se rige por la especificación TS 101 903. De las diferentes modalidades previstas por la norma, la más recomendable es la ES-XL que incluye información sobre el tiempo en el que se llevó a cabo la firma electrónica e información sobre la validez del certificado electrónico cualificado que la acompaña.
• EDIFACT. La firma se lleva a cabo mediante las cabeceras y pies de seguridad, aunque existe un mensaje EDI específico para ello, de ser necesario (AUTACK). La firma es un mensaje CMS (derivado de PKCS#7). En rigor, si la factura es EDIFACT, no es precisa la firma según una de las posibilidades que ofrecen el RD 1496/2003 y la Directiva 2001/115.
• PDF. El formato de firma de Adobe (derivado de PKCS#7) queda embebido dentro del formato PDF y permite asociar una imagen, por lo que es uno de los más adecuados para su visualización. La especificación del formato es la 1.6 y para la visualización se emplea Acrobat Reader v7 o Foxit PDF Reader. La apariencia de la firma es muy visual, ya que es posible asociar a la misma un gráfico como una firma digitalizada o un sello de empresa.

Normativa por países

Entre los países que disponen de normativa de factura electrónica están Argentina, Chile, México, Costa Rica, Colombia y Australia, además de todos los de la Unión Europea, en función de la adopción de la Directiva 2001/115;

En España

En España, se aplica de forma general la Directiva 115/2001, si bien esta normativa está adoptada al ordenamiento nacional, principalmente en estas normas:

• Real Decreto 1496/2003 Reglamento de Facturación
• Real Decreto 87/2005 Modificaciones al Reglamento de Facturación
• Orden Ministerial EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposicio­nes sobre facturación telemática y conserva­ción electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. ( BOE, 14 de abril de 2007 )
• Orden Ministerial PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares. (BOE 15-octubre de 2007)

Las diputaciones con capacidad normativa propia (Alava, Guipuzcoa, Navarra y Vizcaya) han reproducido esta normativa añadiendo su traducción al idioma vasco.

Modalidades

La factura electrónica cumple los mismos requisitos de la factura expedida en papel y que se expide y almacena de forma electrónica de forma que se garantice su autenticidad y su integridad. Para garantizar la autenticidad e integridad existen 3 vías:

• La firma electrónica reconocida que es aquella basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.
• La remisión mediante un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI).
• Otro sistema que a juicio del Departamento de Inspección Tributaria de la Agencia Tributaria otorgue autenticidad e integridad, siempre que lo solicite el obligado tributario expedidor de la factura.

De forma general se está aplicando el uso de la firma electrónica reconocida como elemento característico de la factura electrónica.

Facturas en papel y electrónicas

Recientemente se ha publicado la Orden Ministerial EHA/962/2007, donde se definen los elementos necesarios para convertir las facturas recibidas en papel a su equivalente electrónico, siempre que en la operativa de digitalización se emplee un proceso que garantice que el resultado de la digitalización es imagen fiel del documento original en papel, y que el dispositivo de digitalización (scanner) produce la imagen acompañada de una firma electrónica cualificada, tal como se define en la Directiva 1999/93. Al proceso que lo logra se le denomina digitalización certificada.

Además en esa normativa se indica que las facturas electrónicas se pueden transcribir a papel incluyendo en ellas marcas gráficas de autenticación, producidas según la especificación PDF 417, tal como se dispone en la Resolución 2/2003, de 14 de febrero de 2003, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre determinados aspectos relacionados con la facturación telemática.

En Chile

La normativa se establece en los siguientes documentos:

• Resolución Exenta SII N°108 del 24 de octubre del 2005

Establece Normas y Procedimientos de Operación Referente a la Emisión de Liquidaciones Facturas Electrónicas Fuente: Oficina de Factura Electrónica y Documentos de Venta

• Resolución Exenta SII N°107 del 20 de octubre del 2005

Establece Normas y Procedimientos Respecto de la Emisión de Facturas de Compra Electrónicas Fuente: Oficina de Factura Electrónica y Documentos de Venta

• Resolución Exenta SII N°93 del 22 de septiembre del 2005

Establece Normas Referentes a la Autorización para Emitir Facturas de Exportación Electrónicas, Notas de Crédito de Exportación Electrónicas y Notas de Débito de Exportación Electrónicas. Fuente: Oficina de Factura Electrónica y Documentos de Venta

• Resolución Exenta SII N°84 del 16 de agosto del 2005

Modifica Res. Ex. N° 18, de 22.04.2003, Permitiendo la Emisión de Representaciones Impresas de Documentos Tributarios Electrónicos en un Tamaño Mínimo de un Tercio de Oficio. Fuente: Oficina de Factura Electrónica y Documentos de Venta

• Resolución Exenta SII N°81 del 1 de agosto del 2005

Establece normas para autorizar a contribuyentes como Prestadores de Servicios Tributarios Electrónicos Fuente: Oficina de Factura Electrónica y Documentos de Venta

• Resolución Exenta SII N°76 del 25 de julio del 2005

Autoriza la Emisión de Representaciones Impresas de Documentos Tributarios Electrónicos, por Medio de Tecnologías Alternativas de Impresión. Fuente: Oficina de Factura Electrónica y Documentos de Venta

• Resolución Exenta SII N°61 del 22 de junio del 2005

Establece Nueva Alternativa de Operación y Emisión de Representaciones Impresas de Guías de Despacho Electrónicas Fuente: Oficina de Factura Electrónica y Documentos de Venta

• Resolución Exenta SII N°45 del 1 de septiembre del 2003

Establece normas y procedimientos de operación respecto de los documentos Tributarios Electrónicos Fuente: Subdirección de Fiscalización

• Resolución Exenta N°18 del 22 de abril del 2003

Establece que los contribuyentes que sean autorizados para emitir documentos tributarios electrónicos, deberán otorgarlos impresos en soporte papel a los receptores no electrónicos y a los receptores electrónicos en los casos que indica. Fuente: Subdirección de Fiscalización

• Resolución Exenta N°11 del 14 de febrero del 2003

Establece Procedimiento para que Contribuyentes Autorizados para Emitir Documentos Electrónicos que Indica Pueda También Enviarlos por estos Medios a “Receptores Manuales”. Fuente: Subdirección de Fiscalización

• Entre las empresas autorizadas a emitir Documentos Tributarios Electrónicos, que cumplen adecuadamente como emisores electrónicos, existen algunas que activamente están ofreciendo soluciones de facturación electrónica para terceros, por lo cual los contribuyentes que deseen contratar servicios externos para generar facturas electrónicas, pueden conectarse directamente a los sitios Web de dichas empresas. ​ Fuente: SII.CL

En Colombia

Por medio del decreto 1929 del 29 de mayo de 2007, el Departamento Administrativo de la Función Pública reglamentó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario referente a la aplicación de la factura electrónica, y el artículo 26 de la Ley 962 de 2005 sobre Racionalización de Trámites.

La Función Pública señaló que esta norma es el resultado del trabajo liderado por la Vicepresidencia de la República y el Departamento Administrativo de la Función Pública, Planeación Nacional, la Dian, el Prap, la Agenda de Conectividad y la Cámara de Comercio de Bogotá.

El decreto 1929 del 2007 faculta a los empresarios a expedir la factura electrónica como un documento equivalente a la factura física que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios.

La factura electrónica deberá contener como mínimo los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y las normas que lo modifiquen o complementen, salvo los referentes al nombre o razón social y NIT del impresor.

La factura electrónica no requiere la preimpresión de los requisitos que según dicha norma deben cumplir con esta previsión. Cuando se trate de factura cambiaria de compraventa, el documento llevará esta denominación, cumpliendo así el requisito del literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario. Lo anterior sin perjuicio de los requisitos y condiciones que conforme con el Código de Comercio en concordancia con la Ley 527 de 1999, debe cumplir dicha factura para su expedición.

Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios, la factura electrónica deberá contener como mínimo los requisitos señalados en el artículo 17 del Decreto 1001 de 1997.

Las notas crédito deben corresponder a un sistema de numeración consecutiva y deben contener como mínimo el número y fecha de la factura a la cual hacen referencia, nombre o razón social y NIT del adquirente, la fecha de la nota, número de unidades, descripción, IVA (cuando sea del caso), valor unitario y valor total.

Si hay lugar a devoluciones o rescisiones deberá emitirse la nota crédito, o efectuarse la anulación cuando se presente alguna inconsistencia, antes de ser aceptada la operación por el adquirente. Los números de facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente y deberá llevarse un registro de las mismas.

El 17 de julio de 2008 se expidió la ley 1231, por medio de la cual la factura se hace un título valor. El parágrafo del artículo 1 de dicha ley ordena al Gobierno Nacional reglamentar lo relacionado con la circulación de la factura electrónica como título valor.

En República Dominicana

Las leyes dominicanas no contemplan ninguna normativa o control para la emisión de las facturas en formato electrónico (eFactura). Siempre y cuando la factura (Digital o impresa) cumpla con todas las normas y requisitos establecidos por la Dirección General de Impuestos Internos (DGII).

En generalidad muchas empresas proveedoras de servicios en la republica dominicana emiten facturas electrónicas a sus cleintes, respaldadas en papel.

En México

La factura electrónica en México es la representación digital de un tipo de comprobante fiscal digital (CFD), que está apegada a los estándares definidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en el anexo 20 de la Resolución de Miscelánea Fiscal, y la cual puede ser generada, transmitida y resguardada utilizando medios electrónicos. Cada factura electrónica emitida cuenta con un sello digital (firma electrónica avanzada) que corrobora su origen y le da validez ante el SAT; una cadena original que funciona como un resumen del contenido de la factura; y un folio que indica el número de la transacción.

A partir de la reforma del Código Fiscal de la Federación el 28 de junio de 2006, se establecieron las bases de regulación para la prestación de servicios de emisión y envío de comprobantes fiscales digitales. Con esa reforma y con la publicación de las reglas específicas en meses posteriores en la Resolución Miscelánea Fiscal, el SAT anuncia dos formas de facturar electrónicamente en México, a saber:

1. Facturación por medios propios: consiste en la generación de facturas en las instalaciones de la empresa emisora. Esto puede hacerse utilizando un software desarrollado internamente o una aplicación desarrollada por un tercero, pero operada por personal de la empresa emisora.

1. Facturación por medio de un tercero autorizado: consiste en la emisión y entrega de comprobantes fiscales digitales por parte de una entidad fuera del domicilio fiscal de la empresa, por medios electrónicos y de manera completamente digital, sin que por ello se considere que se lleva la contabilidad fuera del domicilio mencionado. La entidad debe contar con la autorización y certificación de procesos por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT) para generar y procesar facturas. Con esta modalidad los emisores utilizan las funcionalidades del servicio ofrecido que se ajusten a sus procesos o necesidades, sin invertir en el costo total de un producto y con la certeza del apego a la normativa fiscal en todo momento. Además del proceso de emisión, la certificación que brinda el SAT a proveedores especializados incluye también procesos de entrega, lo que facilita integrar comunidades de colaboración electrónica entre clientes y proveedores.​

En Costa Rica

Desde el 1ero de octubre del 2007 entró en vigencia la Resolución #22-07, publicada en el Diario Oficial La Gaceta, que permite el uso en Costa Rica de la factura electrónica como documento tributario con validez fiscal. Se trata de un documento XML que contiene información comercial y tributaria esencial distribuida en distintos nodos, así como un segmento llamado "Otros" opcional, que puede contener información de interés comercial para el emisor y/o el receptor en cualquier formato electrónico (XML, EDIFACT, texto plano, etc.). El Ministerio de Hacienda, en conjunto con la organización GS1 Costa Rica, ha liderado la puesta en marcha de este proyecto que ha empezado a llamar la atención de importantes empresas de distintos sectores.

Las leyes costarricenses también establecen los lineamientos necesarios para generar las representaciones impresas de las facturas electrónicas emitidas por los contribuyentes.

En Panamá

A diferencia de Costa Rica y Guatemala, Panamá no tiene legislación relacionada con factura electrónica en este momento. Las leyes fiscales panameñas no contemplan la sustitución de las facturas impresas por documentos electrónicos.

En Argentina

En Argentina, se aplican las resoluciónes general 2177 y 2485 de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP), que incluye y hace obligatoria a la resolución general 1361 de registraron electrónica. Esta última norma obliga a registrar las compras en un formato especial.Por otra parte la AFIP no establece el contenido, formato, o medio de intercambio electrónico de las facturas, y esto lo deja librado a criterio de cada relación cliente/proveedor. Por este motivo la Cámara Argentina de Comercio Electrónico (CACE), por medio de la comisión de Factura Electrónica ha elaborado una recomendación de mejores prácticas donde se define un documento XML para el intercambio electrónico, actualmente en su versión 1.21.

OBLIGADOS REGISTRACION ELECTRONICA (SIRED)

Autoimpresores: aquellos sujetos que ejerzan dicha opción deberán cumplir con la registración electrónica desde el primer día del mes siguiente a aquel en que hubieran ejercido la opción.

Duplicado electrónico: Si bien el Título I de la RG 1361 es de naturaleza optativa su elección obliga al contribuyente a cumplir con la registración electrónica desde el primer día del mes siguiente a aquel en que hubiera ejercido la opción de almacenamiento del duplicado en forma electrónica.

CITI Compras: Si bien en este caso estamos en presencia de una norma "externa" al régimen de emisión, registración, y almacenamiento de comprobantes, cabe recordar que la designación de oficio de incorporación a la nómina de sujetos obligados a cumplir con el régimen informativo CITI Compras (RG 1794/2000) implica la obligación de llevar los libros IVA Compras y Ventas en forma electrónica(18) desde el primer día del cuarto mes siguiente al mes de la designación como sujeto obligado a cumplir con el citado régimen informativo.

Agentes de retención en el IVA: Al igual que en el supuesto anterior, mediante otra norma "externa" al régimen debemos recordar que la designación como agente de retención en el IVA de acuerdo a la RG 18, artículo 2, inciso b) implica la obligación de llevar los libros IVA Compras y Ventas en forma electrónica(19) desde el primer día del cuarto mes siguiente al de la designación como agente de retención.

Factura electrónica, duplicados electrónicos y registraciones electrónicas: La obligación de emitir comprobantes electrónicos mediante el RECE implica la obligación de almacenar el duplicado en forma electrónica más la obligación de llevar los libros IVA Compras y Ventas en forma electrónica, salvo que el contribuyente utilice el Servicio de Comprobantes en Línea. Si el contribuyente no se encuentra obligado a utilizar el RECE pero opta por incluirse en el mismo ello implica idénticas consecuencias.

Véase también

• Factura
• PKI
• Firma digital
• Autoridad de certificación
• Sellado de tiempo
• Clave pública

Enlaces externos

• PLAN AVANZA ● La Factura Electrónica Libro electrónico (formato PDF)
• La eFactura en la Agencia Tributaria (España)
• Portal de los Ministerios de Economía y Hacienda y de Industria, Turismo y Comercio sobre la Factura Electrónica