Automatización de documentos

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La automatización de documentos (también conocido como ensamblaje de documentos) es el diseño de sistemas y flujos de trabajo que ayudan en la creación de documentos electrónicos. Estos incluyen sistemas basados en la lógica que utilizan segmentos de texto o información ya existentes para generar un nuevo documento. La automatización de documentos puede ser utilizada para automatizar todo texto condicional, texto variable e información contenidos en un conjunto de documentos.

Los sistemas de automatización permiten a las empresas reducir al mínimo la entrada de datos, el tiempo dedicado a la lectura y corrección, así como los errores humanos. Algunos beneficios adicionales pueden ser: ahorro de tiempo y financiero debido al menor manejo de papel, carga de documentos, almacenamiento, distribución, envío, faxes, teléfono, trabajo y gasto.

Ensamblaje del documento[editar]

Las funciones básicas son para reemplazar el llenado manual de documentos repetitivos con sistemas basados en plantillas, donde el usuario brinda información al software o en la pantalla de datos. La información recolectada llena el documento para crear un primer borrador.[1]​ En la actualidad, los sistemas de automatización de documentos más avanzados permiten a los usuarios crear sus propios datos y reglas (lógica), sin necesidad de programarlo.

Mientras que el software de automatización de documentos se utiliza principalmente en la industria legal, de servicios financieros y de gestión de riesgos, también puede ser utilizado en cualquier industria que cree documentos de transacciones. Un buen ejemplo de cómo el software de automatización de documentos puede ser utilizado es con los documentos de hipoteca. Un documento típico de transacción hipotecaria puede incluir varios documentos, como pueden ser:

Algunos de estos documentos pueden contener desde 80 hasta 100 páginas, con cientos de párrafos opcionales y elementos de información. El software de automatización de datos tiene la capacidad de rellenar automáticamente las variables correctas del documento de acuerdo a los datos de la transacción. Además, algunos programas pueden crear un conjunto de documentos, donde todos los documentos relacionados son encapsulados en un solo archivo, haciendo los cambios y colaboraciones más fáciles y veloces.

Aplicaciones más simples, las cuales son más fáciles de aprender, también pueden ser utilizadas para automatizar la preparación de documentos, sin ninguna complejidad. Los asistentes portapapeles permiten al usuario guardar fragmentos de texto utilizados con frecuencia, organizarlos en grupos lógicos y acceder rápidamente a ellos, para pegarlos en documentos finales.

En la administración de cadenas de suministro[editar]

Existen muchos documentos utilizados en la logística. Algunos de ellos son: facturas, listas de empaque (manifiestos), hojas de contenidos, selección de boletos, notificaciones de arribo / reportes de varios tipos (por ejemplo, fichas de datos de seguridad, productos dañados, productos regresados, resúmenes, etc.) importación / exportación, entregas, conocimiento de embarque, etc. Estos documentos son por lo general los contratos entre el destinatario y el remitente, por lo que son de suma importancia para ambas partes y para el intermediario, como una compañía de logística terciarizada y los gobiernos. Dentro de la logística, la administración de la cadena de suministro y los centro de distribución, el manejo de documentos generalmente se realiza de forma manual o semiautomática, utilizando un escáner de código de barras, software e impresoras láser de escritorio. Hay algunos fabricantes de sistemas de alta velocidad de automatización de documentos que de manera automática compararán el documento impreso a láser con la orden, o bien, insertar o aplicar automáticamente una carpeta al contenedor de envío. La protección de la privacidad y el robo de identidad son las principales preocupaciones que hay, sobre todo con el aumento del comercio electrónico, las tiendas en línea e infomerciales (una referencia pasada es la venta por catálogo), lo que hace más importante que nunca el garantizar que el documento correcto está asociado a la orden correcta.

Diversos proyectos de investigación han estudiado la amplia estandarización y automatización de los documentos en la industria del transporte.[2]​

En servicios legales[editar]

El rol de la tecnología de automatización en la producción de documentos legales ha sido ampliamente reconocido. Por ejemplo, Richard Susskind, en su libro “El fin de los abogados”, da una mirada al cómo el uso de los programas de automatización de documentos permite a los clientes generar contratos de empleo y testamentos, con una entrevista en línea o el uso de árboles de decisión.[3]​ Susskind, califica el ensamblaje de documentos como una de las diez “tecnologías disruptivas” que están alterando la cara de la profesión legal.[4]​ En las grandes firmas de abogados, el uso de sistemas de ensamblaje de documentos ha ido incrementando, con el fin de sistematizar el trabajo, tales como hojas de términos complejos y borradores de contratos de crédito.[5]​[6]​

Con la liberación del mercado de servicios jurídicos en Reino Unido, basados en el acta de servicios legales de 2007m grandes instituciones han ampliado sus servicios para incluir asistencia legal a sus clientes.[7]​[8]​ La mayoría de estas compañías utiliza algún elemento de la tecnología de automatización de documentos para brindar servicios de documentos legales a través de Internet.[9]​ Esto se ha visto como el anuncio de una tendencia a la comercialización de tecnologías como la automatización de documentos, que resultan en un alto volumen, servicios jurídicos de bajo margen “empaquetados” y provistos a un público masivo en el mercado.[10]​[11]​[12]​

En seguros[editar]

Las pólizas de seguros, certificados, dependiendo del tipo y documentos de póliza pueden ser de cientos de páginas de largo e incluyen información específica sobre el asegurado. Generalmente, en el pasado, estos paquetes de documentos de seguros fueron creados a) el rellenado manual de formularios, b) añadiendo formatos pre-impresos, c) editando plantillas y d) gráficos personalizados con la información requerida, entonces, manualmente se clasificaban e insertaban todos los documentos en un solo paquete, para después enviarlos por correo a los asegurados. Algunos de los documentos incluidos en estos paquetes podían ser:

  • Carta de bienvenida
  • Contrato
  • Certificado
  • Documentos de política específica del Estado
  • Lista de artículos asegurados y cantidades de seguros
  • Enmiendas
  • Tarjetas de identificación
  • Información de la empresa
  • Material de marketing (otros productos)

Requiere una gran cantidad de trabajo el poner todo en un solo paquete. En la mayoría de los sistemas de administración de pólizas, el sistema generará un tipo de póliza como punto de inicio, pero puede ser que necesite modificaciones y mejoras de acuerdo a los materiales requeridos.

Referencias[editar]

  1. ↑ Article: Disrupting Conventional Law Firm Business Models using Document Assembly Mountain, Int J Law Info Tech., 2006; 0: eal019v1
  2. ↑ «e-FREIGHT is an Integrated project within the EU's 7th Framework programme». e-Freight. Archivado desde el original el 30 de mayo de 2012. Consultado el 23 de noviembre de 2012. 
  3. ↑ Article Who's afraid of computer generation? Archivado el 31 de diciembre de 2010 en Wayback Machine. Eduardo Reyes (Thursday 28 October 2010)
  4. ↑ The End of Lawyers?: Rethinking the Nature of Legal Services Richard Susskind OBE Oxford University Press, USA (January 15, 2009)
  5. ↑ Article: Swift Justice Pete Swabey (20 December 2010)
  6. ↑ Article: Client services - Distance relationships Archivado el 2 de noviembre de 2010 en Wayback Machine. Marc-Henri Chamay Legal Technology Journal
  7. ↑ Article: Braced for the big bang and Tesco law Jon Robins The Times
  8. ↑ Article: A trip to the shops can end in divorce (enlace roto disponible en Internet Archive; véase el historial, la primera versión y la última). Ellen Kelleher The Financial Times
  9. ↑ Article: Why big brand legal services are bad news for solicitors Neil Rose The Guardian (Tuesday 2 November 2010)
  10. ↑ Article: Commoditisation of Legal Services - What It Means for the Future of Legal Practice Archivado el 20 de julio de 2011 en Wayback Machine. Sylvia Lowe Law Gazette
  11. ↑ Article: From bespoke to commodity Archivado el 29 de enero de 2011 en Wayback Machine. Professor Richard Susskind OBE Legal Technology Journal (2006)
  12. ↑ Article: The commodities business Archivado el 4 de marzo de 2012 en Wayback Machine. Professor Richard Susskind OBE The Law Society Gazette (Thursday 13 April 2006)

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