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LOS CATÁLOGOS PARA LOS ACERVOS ESPECIALES

El acervo especial los documentos presentan alguna característica no convencional en el soporte para la formación de catálogos para microfilm, diapositivas, mapas, videocasete, discos, etc.  Los documentos que conforman el acervo del Archivo, originales y reproducciones de origen público y privado, se han ido acumulando conforme a las actividades que se han realizado a través del tiempo, en un proceso de recepción, adquisición, selección, ordenación, control y disposición.

CARACTERÍSTICAS Y UTILIDAD DE LOS CATÁLOGOS DE LOS ACERVOS ESPECIALES

• Actualmente los medios electrónicos y la utilización de nuevas formas para producir, difundir y obtener información se vuelve un hecho cada día más común. 
• Los archivos de soporte papel se han agregado discos flexibles, discos compactos y otros dispositivos magnéticos diseñados para ser leídos en una computadora, particularmente en una microcomputadora. 
• Estos nuevos soportes de información facilita el acceso a los usuarios de cualquier edad y condición nos manden mayor cantidad de información contenida en estos dispositivos electrónicos. 
• Para nosotros los archivistas es un reto poder establecer medios para localizar este tipo de información, es necesario organizarla adecuadamente para que los usuarios puedan acceder  fácilmente y localicen con mayor rapidez los documentos.

CLASES DE CATÁLOGOS

CATÁLOGO CRONOLÓGICO

Es un catálogo especial tiene por finalidad formar, por orden de fechas el registro de los expedientes existentes y que vayan ingresando día a día al archivo. 

CATÁLOGO ALFABÉTICO

Facilita al usuario la búsqueda de un documento sobre el cuál se conoce el autor. Este catálogo incluye, un orden alfabético: las fichas principales de autor y las obras cuyo acceso principal es el título; y las fichas secundarias de cuantas personas hayan intervenido en la obra.

CATÁLOGO ONOMÁSTICO

Este catálogo tiene por fin el informar sobre los expedientes existentes o que posee el archivo, haciendo la indagación por el nombre de las personas que intervienen en los asunto

CATÁLOGO POR ASUNTOS

En este catálogo hay que resumir con precisión, claridad y concisión, indicando el tema central sin detenerse en circunstancias laterales o principales

CATÁLOGO GEOGRÁFICO

Este catálogo tiene por finalidad dar a conocer los asuntos correspondientes  a determinada región o lugar. 

  ELEMENTOS DEL CATÁLOGO NUMÉRICO

El catálogo numérico es un elemento de consulta, no de lectura, y sus recursos son para las investigaciones que conducen de un punto a otro; por eso su presentación tiene una importancia extrema: Debe ser perfectamente legible de modo que la vista pueda descubrir fácilmente el elemento deseado, con abstracción de los otros.

• Encabezamiento
• Fecha de apertura
• Extracto o Resumen
• Fecha de baja
• Numero de referencia

 IMPORTANCIA DEL MANEJO DE LAS REGLAS DE CATALOGACIÓN 

Es importante mencionar que la utilización de las reglas de catalogación es necesaria para todo archivo, aun que se podría decir que existe un desconocimiento alarmante de los archivistas en torno a los procesos de catalogación “vigentes” en diversas instituciones que afectan enormemente el funcionamiento de los archivos.

FUNCIONES DEL CATALOGO

Encontrar recursos bibliográficos en una colección (real o virtual) como resultado de una búsqueda en la que se utilizan los atributos o las relaciones de los recursos:

• localizar un recurso individual
• identificar a un recurso o agente bibliográfico (es decir, confirmar que la entidad descrita en un registro corresponde a la entidad que se busca, o para distinguir entre dos o más entidades con características similares);
• seleccionar un recurso bibliográfico que se ajuste a las necesidades del usuario (es decir, elegir un recurso que satisfaga los requisitos del usuario respecto del contenido, formato físico, etc., o descartar un recurso por ser inapropiado para las necesidades del usuario);
• adquirir u obtener acceso al ítem descrito (es decir, suministrar la información que permitirá al usuario adquirir un ítem por medio de la compra, el préstamo, etc., o acceder al ítem electrónicamente por medio de una conexión en línea a una fuente remota); o para adquirir u obtener un registro de autoridad o un registro bibliográfico;
• navegar en un catálogo (es decir, moverse a través de la ordenación lógica de la información bibliográfica y mediante la presentación de vías claras, incluyendo la presentación de las relaciones entre las obras, expresiones, manifestaciones e ítem).  (Reunión IFLA de Expertos sobre un Código Internacional de Catalogación, 2006)

La navegación en el catálogo debe darse a través de la ordenación y presentación de la información, es decir que involucra no solamente el contenido de información bibliográfica del registro, sino la manera en que este se presenta: la visualización de la información en el catálogo. Esta debe ofrecer medios claros que faciliten el movimiento del usuario entre registros.

catalogo

Por otro lado el catálogo se encuentra dentro de un contexto caracterizado por un decreciente uso de las colecciones de la biblioteca ante la aparición de otras opciones más llamativas y de mayor alcance para localizar y recuperar y el surgimiento de las diferentes expectativas de los usuarios. Actualmente el usuario desea tener acceso a toda la serie de recursos que existen sobre una temática, sin importar si éstos se encuentran en la biblioteca o fuera de ella, es imprescindible la necesidad de moverse rápidamente hacia la transformación del catálogo en un sistema de localización que abarque todo tipo de recursos independientemente del lugar donde éstos se encuentren.

El catálogo ha sido una herramienta de gran utilidad a lo largo de su existencia; sin embargo lo anteriormente mencionado constituye la evidencia de que tal como actualmente lo conocemos, ha concluido un ciclo de vida y se encamina hacia otro totalmente diferente; es ésta una gran oportunidad para efectuar investigaciones en torno a sus funciones y características actuales y aquellas que requerirá en el futuro. 

Referencia

• Reunión IFLA de Expertos sobre un Código Internacional de Catalogación. 2006. Declaración de principios internacionales de catalogación: documento preliminar aprobado por la Reunión IFLA de Expertos sobre un Código Internacional de Catalogación, 1ª, Francfort, Alemania, 2003 ; borrador final basado en las respuestas de los participantes de la IME ICC1 (diciembre 2004) con las recomendaciones de Buenos Aires, agosto 2004 y de El Cairo, diciembre 2005 (actualizado 03 de abril 2006). Traducción de E. Escolano Rodríguez; revisión de A. García; actualizado por A. L. Cristán. <http://www.loc.gov/loc/ifla/imeicc/source/statement-draft3apr06-clean-sp.pdf> [Consulta: 1 octubre 2006].