Archivo diplomático

En términos muy generales podemos decir que con el concepto de archivo diplomático se define aquel conjunto documental producido por los Ministerios de Asuntos Exteriores y también por sus delegaciones y oficinas consulares. Este concepto es, de todas formas, de difícil definición. Actualmente, de hecho, no existe una exhaustiva bibliografía que enfoque el tema, y por lo tanto tampoco hay acuerdo en la misma disciplina archivística sobre una posible definición comúnmente aceptada.

Características

Frente a la falta de una definición universalmente aceptada, para una mejor comprensión del concepto de archivo diplomático es necesario, por lo tanto, acercarse conceptualmente a aquellas que son sus principales características. Las características que se detallarán a continuación se basan en criterios establecidos por los países comunitarios y por sus principales instituciones. Por lo tanto se trata de características generalmente aceptadas. Estas son:

Restricción al acceso

La documentación de los archivos diplomáticos está generalmente sometida a restricción, al menos parcial, en cuanto a su acceso en lo tocante a la protección de los intereses del Estado y por temas de seguridad nacional. A través de los fondos del departamento de Asuntos Exteriores se puede, de hecho, conocer la vida política del Estado, de sus relaciones exteriores e incluso temas relativos a la Seguridad y la Defensa.

Dispersión Geográfica de los archivos diplomáticos

Los Ministerios de Relaciones Exteriores cuentan no solo con la sede principal sino, también, con sus delegaciones y representaciones diplomáticas presentes en los países con los que se establecen relaciones diplomáticas. Por lo tanto, la documentación de los archivos diplomáticos está inevitablemente distribuida entre los archivos de las embajadas y consulados presentes en el extranjero.

Complejidad

La multiplicidad temática y la complejidad que caracteriza las Relaciones Internacionales, bilaterales o multilaterales, además de suponer restricciones que atañan a temas y/o países determinados, suponen la existencia de criterios normativos supranacionales que han de cumplirse.

Diversidad soportes y de tipologías documentales

La documentación de los archivos diplomáticos se caracteriza por conservar informaciones en diferentes tipos de soporte (mapas, planos, películas, cintas magnetofónicas, etc.). A la diversidad de soportes también se une la diversidad de tipos documentales que resaltan con unas características muy peculiares en cuanto a su forma e contenido.

Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación de España

El Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación es el principal archivo diplomático existente en España. Se ha desarrollado paralelamente a las actividades del Departamento Ministerial al que pertenece. La documentación depositada en este Archivo ocupa más de 12 km de estantería.

Breve historia del archivo

El Archivo General del Ministerio de Asuntos Exteriores se creó a principios del siglo XVIII con la llegada de los Borbones a España y contiene los fondos de la Antigua secretaría de Estado y Despacho, creada por Felipe V en 1716. Tras la muerte de Fernando VII (1835), pasaría a denominarse paulatinamente Ministerio de Estado y el actual Ministerio de Asuntos Exteriores. Hasta 1900, el Archivo del entonces Ministerio de Estado estuvo situado en el Palacio Real, pero en esa fecha se trasladó a los sótanos del Palacio de Santa Cruz, al habilitarse el edificio para sede del Ministerio de Estado. En la década de los 50, todo el Archivo pasó al denominado Edificio Nuevo, anejo al Palacio de Santa Cruz.

Organización de los documentos

La documentación del primer tercio del siglo XIX perteneciente a la Primera Secretaría se conserva en el Archivo Histórico Nacional por haber sido transferida a él desde el Ministerio de Estado en sucesivos envíos, adoptándose como fecha límite para esos envíos la de 1834, año del fallecimiento de Fernando VII. Asimismo, desde la década de los setenta se ha procedido a transferir al Archivo General de la Administración en Alcalá de Henares algunas series documentales del siglo XIX y primer tercio del XX, correspondientes a Subsecretaría, Comercio, Contabilidad, Asuntos Judiciales, Culturales, Pasaportes, Correspondencia y Telegramas, así como la documentación procedente de diversas Representaciones de España en el extranjero, por lo general anterior a 1950. Tal y como señala el art. 1º del Reglamento de régimen interno de este Archivo General, aprobado por Resolución de la Subsecretaría del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación de 18 de febrero de 1991, el Archivo reúne el conjunto de documentos, cualquiera que sea su fecha, su forma o su soporte material, producidos o recibidos por este Ministerio, por alguno de sus órganos o por las personas físicas al servicio de aquel en el desempeño de su cargo, con el fin de su conservación y ordenación para la gestión administrativa del Ministerio, investigación, cultura e información. Así pues, recibe toda la documentación producida o recibida del Ministerio, sea cual sea su soporte material relativo a su actividad. Asimismo coordina los envíos de documentación de las Representaciones españolas en el extranjero a este Archivo.

Descripción de los fondos

Desde 1932, los fondos del Archivo General del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación se estructuran en dos secciones principales, denominadas convencionalmente Archivo Histórico y Archivo Renovado, establecidas de un modo general por la fecha divisoria de 1931. El Archivo Histórico está integrado por los siguientes fondos:

"Política", compuesta por las series de Política Exterior, Política Interior, Ultramar y Colonias y I Guerra Mundial (1746/1931).
"Correspondencia", integrada por las series de Correspondencia con Embajadas y Legaciones, Correspondencia con Consulados y Correspondencia con Viceconsulados y Consulados Honorarios (1779/1931).
"Protocolo", formada por las series de la Casa Real Española, Casa Real Extranjera, Misiones Extraordinarias españolas, Misiones Extraordinarias extranjeras, Protocolo España, Santa Sede y Repúblicas (1840/1929).
"Fundaciones españolas en el extranjero", con las series de Lugares Píos de Italia y Fundaciones especiales (1745 / 1927).
"Fundaciones extranjeras en España", con las series de Bélgica, Francia, Italia, Reino Unido y Portugal. (1820/1896).
"Agencia de Preces en Roma", con las series de Agencia General, Agencia en Roma y Agencias Diocesanas (1777/1922).
"Cancillería" (1840/1929).

El "Archivo Renovado" está compuesto por los fondos procedentes de las distintas dependencias del Ministerio y de las Representaciones de España en el Extranjero desde 1931. Además de estas dos Secciones principales, existen también otras secciones:

Personal (P), integrada por los expedientes personales desde 1750
Obra Pía (OP), documentación del Patronato de la Obra Pía de los Santos Lugares desde el siglo XVI hasta 1931.
Archivo de la Embajada de España en la Santa Sede (SS) (1540/1900).
Tratados (TR), con las series de Tratados, Negociaciones, Proyectos de Tratados, Tratados Extranjeros y Arbitrajes (1801/1935).
Testamentos (T).
Condecoraciones (C).
"Mapas, Planos y Dibujos" (MP).
"Manuscritos"

Todos los fondos cuentan con los tradicionales instrumentos de descripción como inventarios mecanografiados y fichas manuscritas: Junto a los instrumentos tradicionales de descripción el Archivo General cuenta con varias bases de datos, de acceso en línea en la Sala de Lectura.

Bibliografía

De SANTOS CANALEJO, Elisa Carolina (1991) “Consideraciones sobre el acceso a los archivos diplomáticos”. Boletín de la ANABAD, ISSN 0210-4164, N.º 3-4, págs. 195-200.
RODAO, Florentino (1989) “Fondos sobre Extremo Oriente en el Archivo General del Ministerio de Asuntos Exteriores, en "Extremo Oriente Ibérico.” Investigaciones Históricas: Metodología y estado de la cuestión, Madrid: AECI; CSIC, pp.27-38.

Enlaces

Enlaces externos

Ministerio de Asuntos Exteriores
Ministero Affari Esteri Archivado el 4 de octubre de 2009 en Wayback Machine.

Datos: Q5703042