El objetivo principal de una colección de documentos, tanto en soporte físico como digital, es satisfacer las necesidades informativas de los usuarios. Desde la aparición de Internet y el crecimiento de las tecnologías hay una tendencia creciente a poner en red todos los materiales bibliotecarios, aunque es imposible que todos los materiales estén en la red, es necesario que alguien los seleccione, los valore y los estructure. El Software de Gestión de Colecciones es un recurso de información accesible (ya sea desde un servicio de información público o privado) a través de Internet, esto quiere decir que debe estar al alcance de los ciudadanos/usuarios para resolver sus necesidades.

Definición[editar]

Para entender el Software de Gestión de Colecciones^[1] antes se debe tener claro lo que es una colección: una colección es una recopilación de documentos tratada con un conjunto de técnicas que analizan, describen y facilitan la búsqueda y el acceso a los documentos por parte de los usuarios. Una colección tiene cuatro características fundamentales: tangibilidad, propiedad, comunidad de usuarios y mecanismos unificados de recuperación.^[2] Los documentos deben ser descritos según unos estándares para que dispongan de un medio de acceso, estas descripciones se denominan “conjunto de metadatos” (un ejemplo es el formato MARC). Los gestores de contenidos proporcionan un entorno que posibilita la actualización, mantenimiento y ampliación Web con la colaboración de múltiples usuarios.^[3]

Por lo tanto, la gestión de colecciones debe definirse^[4]^[5] desde la perspectiva de sus objetivos y actividades, se orienta a gestionar objetos que actúan como componentes^[6] de documentos virtuales, en el contexto de lo que llama segmentación. Los objetos son tratados mediante un conjunto de procesos estructurados con la finalidad de producir publicaciones digitales basadas en la metáfora del documento. Como en otros métodos y técnicas directamente relacionados con el desarrollo^[7] de la Sociedad de la Información y del Conocimiento, las formulaciones teóricas han seguido a la necesidad y a su resolución tecnológica. En este sentido, la gestión de colecciones se ha beneficiado de las técnicas y procesos de producción y edición de publicaciones digitales en un primer momento.

Para desarrollar la implementación de un software que gestione una colección, es necesario definir cuáles son estas necesidades, identificándolas a través de preguntas a los usuarios, mediante la observación de estos o la aplicación de diferentes técnicas para estudiarlos. La gestión de una colección, al igual que la de los demás recursos de información, es un trabajo o disciplina muy especializada, que requiere un conocimiento amplio de la herramienta que se vaya a implementar, por ello tienen tanto valor para las organizaciones. Además estas, deben hacer balance de los costes, tanto visibles como invisibles, para poder gestionar la colección, pues ni la información ni su procesamiento son gratuitos.

Directrices[editar]

La gestión de colecciones, y el software que facilita su implementación, son una realidad que ni puede ni debe pasar desapercibida, ya que ofrecen soluciones para los servicios en un entorno digital. Desde un primer momento, se pudo apreciar que el proceso de publicación digital no cubría por completo todos los procesos de gestión de información necesarios para una adecuada gestión de colecciones, por lo que aquellas herramientas digitales que diesen soporte directo a los productos del proceso de publicación digital serían consideradas las más adecuadas para su gestión y edición.

La importancia de estas herramientas se aprecia tanto en el mundo académico como en el editorial, además de ser innegable la existencia de un creciente mercado de productos y soporte relacionado con estos instrumentos basándose en el software. Es necesario delinear varios factores críticos que deben ser tenidos en consideración al hablar de una herramienta de gestión de colecciones:

Requerimientos: son necesarios requerimientos técnicos debido al creciente volumen de información, a la complejidad de los documentos digitales y a la exigencia de niveles de seguridad.
Documentación: el soporte profesional para estas soluciones es un coste oculto que debe ser valorado. La documentación de administración y de usuario final todavía no alcanza, en muchos casos, el nivel de exigencia que sería deseable.

Objetivos y planificación: un correcto análisis y planificación podrán ayudar a determinar la elección de la herramienta más adecuada.
Web semántica: las herramientas que solucionen el crecimiento exponencial de la cantidad de información en el entorno digital tendrán una ventaja competitiva respecto a las demás.

Etapas[editar]

Los gestores de colecciones gestionan recursos (documentos de diferentes tipologías) y sus metadatos. Utilizan un proceso dinámico ya que tienen capacidad de implementación de flujos de trabajo. Para desarrollar una colección de documentos se deben seguir unas fases.

Fases[editar]

Estudiar las necesidades de información del usuario.
Definir los objetivos que va a cumplir la colección.
Seleccionar los componentes (documentos) que va ha tener la colección.
Implementar la colección.
Publicar la colección.
Mantener y controlar la colección.
Someter la colección a evaluaciones y propuestas de mejora.

Como ya se ha mencionado, para crear la colección debemos seleccionar el contenido que va ha tener, esto es un proceso que se hace mediante una serie de pasos.

Pasos[editar]

Buscar los documentos e incluirlos en el gestor de colecciones.
Analizar los metadatos de los documentos para su descripción.
Describir los metadatos en un esquema de clasificación como, por ejemplo, Dublin Core.

Funcionalidades[editar]

Una vez se conoce para quien va dirigida la colección y qué necesidades de información va a satisfacer, qué documentos se incluirán, qué esquema de metadatos^[8] se empleará, etc. se publica la colección, para ello se utilizará un gestor de colecciones.

En gestor de colecciones se establece la política de mantenimiento y control que tendrá la colección, es decir, si va a ser una colección cerrada o abierta.

Estos gestores de colecciones son servidores de información con una arquitectura cliente/servidor (Ver Figura 1) y se necesitan grandes espacios de almacenamiento de datos. Entre otras, las funcionalidades de los gestores de colecciones son las siguientes:

Administración del sistema.
Control e identificación de usuarios para poder incluir privilegios.
Definición de la colección.
Selección de materiales y documentos.
Descripción y etiquetado de metadatos.
Revisión y aprobación de lo implementado.
Publicación de la colección.

Ejemplos de software de colecciones[editar]

Omeka[editar]

Es un programa de código abierto y gratuito que fue creado para la creación en la Web de colecciones digitales para archivos, bibliotecas o cualquier organismo cuya misión sea dar a conocer sus fondos. Este programa fue creado por el Roy Rosenzweig Center for History and New Media de la Universidad George Mason.

ResourceSpace[editar]

Es un programa que permite la gestión de colecciones en formato digital, fue desarrollado para Oxfam en el año 2006 por la compañía Montala Limited. Se desarrolló con una licencia de código abierto. Se puede instalar en un servidor web y su uso es a través de un navegador web, siendo una de sus ventajas, la ausencia de un programa adicional para su implementación. Actualmente la versión que está desarrollada es la 9.0. del 5 de abril de 2019 y se ha implementado una nueva interfaz de usuario.

Collective Access[editar]

Es un programa gratuito y de código abierto que permite la implementación de colecciones de archivos, museos, bibliotecas y colecciones de instituciones. El programa se encuentra en licencia pública GNU de código abierto, pudiéndose compartir y difundir el código. Está formado por un conjunto de aplicaciones y se estructura a través de dos componentes principales: Providence que es un interfaz de catalogación back-end y el segundo es Pawtucket, que es una plataforma de publicación front-end.

CollectionSpace[editar]

Es un software que fue elaborado por un conjunto de profesionales pertenecientes a varios campos disciplinares como humanidades, ciencias sociales y artes. CollectionSpace es un programa gratuito que se desarrolla bajo licencia ECLv2. Este programa es empleado principalmente por museos.

GreenStone[editar]

Greenstone es un conjunto de varios software pensados para la creación y gestión de colecciones de bibliotecas en formato digital en la web. Es un software gratuito, que se encuentra disponible en varios idiomas y bajo licencia GNU. Este programa fue desarrollado por el New Zealand Digital Library Project de la Universidad de Waikato en trabajo conjunto con otras organizaciones como la Unesco.