Usuario:Lublas/Taller

Abox ECM
Información general
Tipo de programa	Software de gestión documental, Software ECM
Desarrollador	Adapting / Content Software
Modelo de desarrollo	On Premise, SaaS
Lanzamiento inicial	2010
Licencia	Comercial/propietaria
Idiomas	Español, Inglés
Enlaces
Sitio web oficial

Tipo	Software
Fundación	2010
Personas clave	Dr Rubén Lafuente Jorge (CEO)
Sitio web	https://www.adapting.com

Abox ECM es una aplicación para gestión de contenidos empresariales, especializada en gestión documental, desarrollada por la empresa de origen español Adapting y dirigida particularmente al mercado latinoamericano. Fue lanzada en su primera versión en el año 2010 y cuenta con una base instalada en varios países hispanoamericanos de compañías medianas y grandes.

Abox ECM incluye prestaciones de parametrización, extensibilidad e integración con otros sistemas empresariales. Se ofrece junto con una metodología de implantación progresiva llamada Método Abox que promueve una gestión del cambio basada en etapas bajo el cumplimiento de normativa internacional de archivos (“records management”) y, en particular, pliegos técnicos de la norma Moreq.

Módulos de la plataforma

Abox ECM está compuesto de los siguientes módulos funcionales:

Módulos de los que se compone Abox ECM

Gestor documental

Es el núcleo del sistema. Dispone de las funcionalidades necesarias para una gestión documental centralizada, basada en tecnología web.

Records management

Permite el cumplimiento de normativa internacional Moreq2010, ISO-30301, ISO-15489 y otros. Tiene en cuenta las políticas de retención legal y disposición final. Se puede utilizar con firma electrónica del documento como evidencia.

Módulo de archivo físico

Permite fusionar el archivo físico y electrónico empleando expedientes físicos o híbridos. Modela los repositorios físicos por niveles, desde almacén, filas, bandejas hasta cajas y carpetas.

Módulo de captura

Se emplea para gestionar ventanillas y puestos de registro masivo. Se integra con escáneres y repositorios de imágenes de todo tipo. Dispone también de la funcionalidad de digitalización certificada.

Herramienta BPM

Módulo que incluye un editor gráfico de workflows basado en máquinas de estado y en lenguaje bpmn2, para automatizar los trámites de expedientes y documentos.

Módulo de informes

Pueden definirse informes para el control y seguimiento de la gestión documental y la explotación de datos.

Gestión de contenidos

Incluye un gestor de contenidos (CMS) para poder abrir Abox ECM al exterior, convirtiéndolo en una intranet/extranet según convenga.

API de interoperabilidad

Incluye una API para poder interactuar con otros sistemas, como por ejemplo, ERPs.

Abox ECM tiene compatibilidad con herramientas de workflow con el estándar bpmn2, así como cumplimiento del popular estándar CMIS 1.1 (OASIS) de su interfaz de integración.

Aplicaciones

Las principales aplicaciones de Abox ECM son la gestión del archivo electrónico bajo cumplimiento de normativa internacional de records management y la gestión de expedientes electrónicos, gracias a su herramienta de BPM.

Los principales distribuidores del producto son empresas dedicadas a la digitalización, outsourcing de procesos, custodia documental y gestión de archivos, que emplean Abox ECM como herramienta para la transformación digital de sus clientes​.

Arquitectura del software

Arquitectura de Abox ECM

En el plano tecnológico, Abox ECM está desarrollado sobre plataforma .NET y puede trabajar con las principales bases de datos relacionales del mercado, como Sql Server, Oracle y PostgreSql. Su arquitectura es multicapa, con capas de presentación, lógica de negocio, capa de servicios y capa de datos.

Método Abox

El fabricante propone una metodología de implantación progresiva​ que permite a las organizaciones entender los fundamentos de la gestión documental, a la vez que se integra y automatiza el archivo electrónico completo.

Las etapas recomendadas son las siguientes:

1. Socialización de las bases de gestión documental y gestión electrónica de los documentos.
2. Definición de instrumentos archivísticos, al menos la estructura orgánica codificada, cuadro de clasificación documental y tablas de retención documental.
3. Implementación de una ventanilla única de registro, para centralizar recepción y envío de la documentación oficial.
4. Clasificación de documentos en expedientes y gestión electrónica del archivo, conforme a los instrumentos de archivo. Se recomienda iniciar en un subconjunto de departamentos, para ir ampliando progresivamente al resto de la organización.
5. Implementación de flujos internos y trámites documentales basados en modelado de procesos (BPM). Incluye integración con otros sistemas de información.
6. Digitalización o externalización de los procesos de custodia, retención y disposición final de los documentos.

Proyectos internacionales en los que ha participado

• Proyecto Search-Spider (buscador adaptativo basado en Big Data e Inteligencia Artificial para sector Salud): proyecto internacional cofinanciado en España por CDTI y en Colombia por el Fondo Regional de Fomento a la Innovación del SENA (2017).
• Extensión del proyecto piloto Iberodoc a la Empresa de Energía de Bogotá (EEB), cofinanciado por Colciencias, Colombia (2012)
• Concesión certificación Iberoeka de excelencia en I+D+i al proyecto internacional Iberodoc: La empresa sin Papeles (2009-2013)

Distinciones

• Galardón “Proyecto del mes” (junio 2006), otorgado al Proyecto Orthosim, elegido por el Programa eTEN de la Unión Europea (2006).
• Premio Empresa Europa, por su participación activa en proyectos internacionales (2002).
• Premio Bancaja al mejor proyecto innovador. (2009-2013).

Enlaces externos

• Sitio web Abox ECM.
• Sitio web Adapting.