Organización de eventos

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Estructura de acreditación previa al ingreso de participantes a un evento en el Centro de Convenciones y Exposiciones de Hong Kong.

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos , festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.

== Pasos para la planificación

Producción[editar]

El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo principal la preparación de los recursos y equipos que componen el evento.

Montaje[editar]

Disposición del equipo y los recursos técnicos y humanos que se utilizaran en el lugar donde se realizará el evento.

Ejecución[editar]

Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas

Desmontaje[editar]

Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en el evento.

Evaluación de resultados[editar]

Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluación de resultados es una de las partes más importante del postevento. Conocer si se han cumplido, como mínimo, los objetivos previstos y el rendimiento producido con ellos. Para ello utilizamos el ROI o Return On Investment (ROI).

Post-evento[editar]

Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que ayudan a la evaluación del mismo. En esta fase se incluirá la documentación gráfica del mismo; Fotografías, montajes de videos, clipping de prensa, seguimientos 2.0, etc.,.

Gamificación: tendencias en la organización de eventos[editar]

Un estudio realizado por el instituto experto en investigación de mercados Madison Market Research, proporciona datos bastante positivos en lo que respecta a la celebración de congresos, convenciones y jornadas en España. Concretamente, se llevaron a cabo 19.619 reuniones a las que asistieron alrededor de 3.431.479 personas.

La Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA, según sus siglas en inglés) sitúan a España, mundialmente hablando, en tercer puesto en lo que respecta a la organización de eventos. Los primeros puestos del ranking lo ocupan EEUU y Alemania.

Una de las motivaciones principales que llevan a una empresa, organismo o institución recurrir a una agencia organizadora de eventos para celebrar uno pueden ser diversas, pero en esencia el objetivo es el de comunicar una idea-mensaje a una audiencia en concreto.

El evento lleva implícito una ventaja: crear y ampliar una red de contactos. También es sin duda, una potente herramienta para darse a conocer. La aparición de la web 2.0 ha llevado a la rápida creación de comunidades en torno a redes sociales o webs corporativas que constituyen un constante feedback entre usuario-cliente y empresa. Sin embargo, no debemos olvidar que el ser humano por naturaleza vive experiencias comunes que le llevan irremediablemente a compartir emociones, sensaciones y deseos. En otras palabras, a relacionarse con otros seres humanos.

Fruto de esa necesidad de relacionarse “in situ” han ido creciendo nuevos medios de comunicación e interacción con el público que acude a esos eventos: la gamificación. Los asistentes ya no se conforman con asistir sin más a dichos encuentros, sino que quieren participar activamente en ellos.

Lo que consigue la gamificación de eventos es básicamente entretener para llamar la atención de la audiencia y conseguir fidelizarla. Para ello se utilizan técnicas de juego entre los asistentes que convierten el evento en una experiencia innovadora y entretenida. Como resultado, los participantes no solo hablan de la experiencia vivida en dicho evento, sino que también consiguen dar visibilidad a la empresa que lo organiza.

Ranking ICCA de los países y ciudades con mayor cantidad de eventos[editar]

La Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA, según sus siglas en inglés) que constituye una de las asociaciones vinculadas a la industria de los eventos más prestigiosas del mundo, elabora anualmente un ránking que cuantifica eventos organizados por asociaciones internacionales, que tengan lugar en diferentes sedes y que hayan rotado por un número mínimo de tres países.

Ranking 2008
Por países[1]
Puesto País # Eventos
 1 EE. UU. 507
 2 Alemania 402
 3 España 347
 4 Francia 334
 5 Reino Unido 322
Por ciudades[1]
Puesto Ciudad # Eventos
 1 París 139
 2 Viena 139
 3 Barcelona 136
 4 Singapore 118
 5 Berlín 100

Notas[editar]

  1. a b Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA) [1]

Referencias[editar]

  • DAVID SEEKING & JOHN FARREL (1999). CÓMO ORGANIZAR EFICAZMENTE CONFERENCIAS Y REUNIONES. CIUDAD: MADRID. ISBN 84-95428-06-7. 
  • MESALLES, LLUÍS (2003). EVENTOS, REUNIONES Y BANQUETES. Organización, gestión y comercialización de los servicios contratados en un emelec campeon. CIUDAD: BARCELONA. ISBN 84-7584-494-4. 
  • COLTER, DAN (2008). EVENTO, RETÓRICA Y METÁFORA. Publicado en: Reflexión Académica en Diseño y Comunicación. XVI Jornadas de Reflexión Académica en Diseño y Comunicación. Facultad de Diseño y Comunicación. Universidad de Palermo. Año IX Volumen 9. Pág. 111. CIUDAD: BUENOS AIRES. ISBN 1668-1673. 
  • U.S. Department of Labor. Bureau of Labor Statistics Occupational. Outlook Handbook. Meeting and Convention Planners. [2]
  • Artículo Blog Comparapymes: Gamificación: tendencias en la organización de eventos.[3]
  • JIJENA SÁNCHEZ, ROSARIO (2004). ABCDEVENTOS. El diccionario de los eventos. NOBUKO. 987-1135-34-3. 
  • JIJENA SÁNCHEZ, ROSARIO (2008). CÓMO ORGANIZAR EVENTOS CON ÉXITO. LECTORUM UGERMAN. ISBN 978-987-1547-03-6. 
  • JIJENA SÁNCHEZ, ROSARIO (2010). ORGANIZACIÓN DE EVENTOS, PROBLEMAS E IMPREVISTOS, SOLUCIONES Y SUGERENCIAS. LECTORUM UGERMAN. ISBN 978-987-1547-07-4. 
  • JIJENA SÁNCHEZ, ROSARIO (2010). ORGANIZACIÓN DE BODAS. GUÍA PRÁCTICA PARA PROFESIONALES Y NOVIOS. NOBUKO. ISBN 978-987-584-307-3. 
  • JIJENA SÁNCHEZ, ROSARIO (2007). MARKETING PARA EVENTOS. ORIENTADO A PROVEEDORES Y ORGANIZADORES. Co-autor Gerardo Woscoboinik. UGERMAN. ISBN 978-987-9468-25-8. 

Véase también[editar]

Enlaces externos[editar]