Expediente

Un expediente es una herramienta administrativa utilizada en organismos de gobiernos de varios países de habla hispana. En cada país su definición difiere ligeramente, aunque mantienen la misma finalidad en todos los casos: reunir la documentación necesaria para sustentar.

Expediente en Uruguay

En Uruguay el expediente y su funcionamiento se describe completamente en el Decreto 500 del año 1991.

De las formas de documentación

• Artículo 30. EXPEDIENTE O FORMULARIO. Los procedimientos administrativos que se sustancien por escrito, se harán a través de expedientes o formularios según lo establecido en los capítulos siguientes.

De los expedientes

• Artículo 34. FORMACIÓN. Se formará expediente con aquellos asuntos que se documentan por escrito siempre que sea necesario mantener reunidas todas las actuaciones para resolver. Se iniciarán a instancia de personas interesada o por resolución administrativa, las que formarán cabeza del mismo.
• Artículo 35. ORDENAMIENTO. Los expedientes se formarán siguiendo el ordenamiento regular de los documentos que lo integra, en forma sucesiva y por orden de fechas.
• Artículo 36. NO REALIZACIÓN. No se formará expediente con aquellos documentos que por su naturaleza no tengan relación directa con un acto administrativo ni lo hagan necesario, ni sea de ellos menester para la sustanciación de un trámite. Especialmente quedan comprendidos en esta prohibición las cartas, las circulares y los memorandos. Tampoco se formará expediente con aquellos asuntos que se tramiten exclusivamente a través de formularios. Lo dispuesto precedentemente es sin perjuicio de la agregación de esos documentos a los expedientes que se formen de acuerdo con lo establecido en el artículo 34, cuando así corresponda.
• Artículo 37. IDENTIFICACIÓN. Los expedientes se identificarán por su número correlativo anual único para cada organismo, el que será asignado por la unidad de administración documental.
• Artículo 38. SECUENCIA HABITUAL. El jerarca de cada dependencia o repartición fijará, dentro del plazo de ciento ochenta días a partir de la entrada en vigencia del presente decreto, la secuencia de las unidades administrativas que habitualmente deban participar en la sustanciación de cada tipo o clase de expediente por razón de materia, con la que se elaborará la correspondiente hoja de tramitación. Dicha hoja será puesta por la unidad de administración documental como foja inicial del expediente, a continuación de la carátula y antes de toda actuación. La intervención de unidades o de órganos de asesoramiento no previstos originalmente en la mencionada hoja, será debidamente justificada por la unidad que la promueva.

De los formularios

• Artículo 39. USO. Los procedimientos de trabajo deberán ser diseñados y revisados con arreglo a las reglas de racionalización administrativa. En los procedimientos administrativos reiterativos se procurará el uso de formularios.
• Artículo 40. ENUNCIACIÓN. Especialmente se emplearán formularios para... la formulación de las documentaciones técnicas o administrativas rutinarias...; las gestiones de los particulares relativas a prestaciones de servicios, cumplimiento de exigencias legales o reglamentarias (certificaciones, inscripciones, etc.), permisos, autorizaciones y otros actos de trámite directo o inmediato entre las dependencias competentes y los administrados.
• Artículo 42. TRÁMITE. Los formularios no requerirán carta o memorando de presentación ni expediente para su tramitación.

Expedientes, formularios, procesos de negocio y madurez organizacional

El artículo 36 ordena no formar expediente toda vez que el trámite deba realizarse mediante la forma documental formulario. Por lo tanto, para que quede bien delimitado el expediente y su uso, es necesario considerar los capítulos del Decreto 500 donde se especifica lo que un expediente no es; en particular, el capítulo donde se define el uso de formularios.

Los artículos 39 y 40 determinan que el formulario es la forma documental indicada para los procedimientos administrativos reiterativos y para la formulación de la documentación administrativa rutinaria. Y lo que en 1991 se denominaba procedimiento de trabajo reiterativo y rutinario no es otra cosa en la jerga actual que un proceso de negocio.

Los expedientes se automatizan con las herramientas de tipo Expediente Electrónico mientras que los formularios (procesos de negocio) mediante las herramientas de tipo Workflow o BPM. Hay casos en los que un mismo proceso requiere gestión mediante formularios y mediante expediente. Para dichos casos se requiere una herramienta de tipo Workflow o BPM que tenga embebida como un tipo de proceso particular (con flujo libre) la funcionalidad de expediente.

En general, cuanto más madura es una organización, mayor es la proporción de procesos de gestión definidos respecto al conjunto total de actos administrativos y menor es, por tanto, el uso de expedientes.

Expediente electrónico

A partir de la definición del expediente sustentado en papel, surge en el año 1998 el Decreto Nº 65, referente al procedimiento administrativo electrónico. Este regula la utilización de mecanismos electrónicos para dar soporte al expediente, y sienta las normas sobre el procedimiento administrativo electrónico, las disposiciones generales, firma electrónica y digital.

Básicamente este decreto establece que las actuaciones en la administración pública, así como los actos administrativos que se dicten en las mismas, podrán realizarse por medios telemáticos.

Destaca que "...el expediente electrónico tendrá la misma validez jurídica y probatoria que el expediente tradicional. La documentación emergente de la trasmisión a distancia, por medios electrónicos, entre dependencias oficiales, constituirá, de por si, documentación auténtica y hará plena fe a todos sus efectos en cuanto a la existencia del original trasmitido. Todo documento electrónico autenticado mediante firma digital, se considerará como de la autoría del usuario al que se haya asignado la clave privada correspondiente."

El expediente electrónico provee varias ventajas frente al soporte papel. Algunas de ellas se deducen directamente del reemplazo del papel, mientras que otras derivan de la tramitación electrónica de la documentación en las organizaciones públicas. Algunas de estas ventajas descritas en detalle en «Expediente Electrónico». son:
- A corto plazo

• Transparencia y acceso
• Eficiencia
• Fácil ubicación de expedientes
• Seguridad
• Mayor dificultad de adulteración
• Calidad de la gestión
• Disminución de costos
• Mantenimiento de la información

- A mediano plazo:

• La obtención de indicadores permite identificar los problemas de la gestión y así definir procedimientos para mejorar la misma.
• Menor utilización de espacio físico a medida que la cantidad de papel disminuye.

- A largo plazo:

• Los expedientes serán tratados uniformemente sin importar la dependencia a la que pertenecen.
• Eliminación del archivo físico de expedientes una vez que se tengan todos en forma electrónica.

Firma electrónica. En los expedientes electrónicos se suele emplear la firma electrónica en procura de que: >> Quien firma una actuación en alguna etapa del expediente, sea quien dice ser (concepto de “no repudio”) >> Todo aquello que sea firmado sea cifrado hasta que llega a su destinatario, no pudiendo accederse a su contenido por personas no autorizadas. >> En caso de interceptación no autorizada del expediente, e intento de modificarlo, ello se detecte automáticamente.

FIEE - Formato de Intercambio de Expedientes Electrónicos

En el año 2010 AGESIC (Agencia para el Gobierno Electrónico, la Sociedad de la Información y el Conocimiento) definió el un formato de almacenamiento digital para el intercambio de expedientes en Uruguay. El formato se basa fuertemente en estándares de amplia adopción: PDF (Estándar ISO 32000-1), en particular en la definición de PDF/A para el almacenamiento de documentos electrónicos a largo plazo, plasmado originalmente en el estándar ISO 19005-1:2005 y MIME con su extensión segura S/MIME.

FIEE almacena la carátula del expediente y cada actuación como un PDF firmado electrónicamente y agrega a cada actuación una firma electróncia de las firmas anteriores para garantizar integridad. Toda esta información es almacenada en un único documento utilizando el estándar S/MIME.

Las principales fortalezas de FIEE son:

• Los expedientes electrónicos en formato FIEE son independientes del sistema que los creó.
• Un expediente FIEE es 100% autocontenido, no requiere información adicional para que un visualizador FIEE pueda desplegarlo
• Impide la modifcación de la información, no solo al firmar, sino al visualizar, ya que elimina la inclusión de adjuntos que contienen scripts y otros objetos programables.
• Garantiza el cumplimiento total de la legislación uruguaya de expediente electrónico.

Véase también

• Expurgo de documentos antes de archivarlos.

Enlaces externos

Enlaces a normativa legal vigente en el Uruguay

• Decreto 500 de 1991 del Uruguay
• Poder Legislativo del Uruguay quien dicta y donde se publican todas las Leyes y Decretos.
• Documentación sobre el Formato de Intercambio de Expedientes Electrónicos - FIEE]

Enlaces a productos uruguayos de expediente electrónico

• IGDoc es una de las soluciones de expediente electrónico Web utilizada en la Administración Pública Uruguaya.
• APIA es la solución de expediente electrónico y BPMS que el Estado Uruguayo compró para implementar en todos los organismos que lo requieran antes del año 2015.
• K2B Gesdoc es una solución desarrollada por K2B diseñada para automatizar, gestionar y controlar los procesos documentales y Expediente Electrónico de las organizaciones.
• UTE es un ente público uruguayo, cuya Unidad de Consultoría Externa (CONEX) desarrolla el producto GEX de Expediente Electrónico.
• GEOExpedientes es una solución de software componente del sistema GEOMunicipal enfocada en la gestión integral de Expedientes y Documentos Electrónicos, el sistema es desarrollado por GEOCOM Uruguay.
• INTEGRADOC es un producto que da soporte completo al Expediente Electrónico en particular y a los Trámites Electrónicos en general.
• URUDATA desarrolla el producto Q-Expeditive que da soporte completo al Expediente Electrónico.
• Descripción e información del EXPEDIENTE ELECTRÓNICO con detalle de los beneficios que provee y ejemplos de implantaciones exitosas.