Flujo de trabajo

El Flujo de trabajo (workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con redes de Petri.

Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la tecnología de la información, una parte esencial del software para trabajo colaborativo (groupware) es justamente el flujo de trabajo.

Una aplicación de Flujos de Trabajo (workflow) automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo

Se pueden distinguir tres tipos de actividad:

• Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo.
• Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final.
• Actividades de coordinación.

Objetivos de un sistema de workflow

• Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información
• Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos
• Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan
• Facilitar la movilidad del personal
• Soportar procesos de reingeniería de negocio
• Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución

Sistemas de workflow

El propósito de los sistemas de workflow, o BPMS - Business Process Management Systems, es acercar personas, procesos y máquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo. Estos sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares físicos.

Los sistemas de workflow facilitan la automatización de los flujos de trabajo entre procesos y permiten integrar los procesos de la empresa, rediseñados de acuerdo con ayuda de nuevas estrategias.

Existen en el mercado varios productos como ser FlowMind, openEDMS, wf.com.mx, cardiff, IBM, etc.

Existen muchas metodologías que culminan en la implementación de un sistema de este tipo como son Diagrama de Roles, BPMN, IDEF0, Ciclos de trabajo, etc.

Véase también

• Business Process Management
• WADE

Lenguajes de especificación de workflow

• BPEL
• XPDL
• YAWL

Bibliografía

• Workflow patterns Conjunto de patrones de diseño de flujos de trabajo; evaluación comparativa de lenguajes de definición de procesos de negocio
• "Knowledge Based Techniques to Increase the Flexibility of Workflow Management" Barbara Dellen, Frank Maurer, Gerhard Pews

Organismos

• Websys S.A.. eProcess Kit (ePk). Automatización de los procesos a través de internet. ePk es una plataforma de software flexible y versátil, con la cual es posible automatizar integralmente y en forma paramétrica sobre la Web, cualquier tipo de proceso organizacional por medio de su Workflow.
• WFMC - Workflow Management Coalition
• Club-BPM (Centro Oficial del BPM en España y países de habla hispana)
• BPMG - Business Process Management Group
• BPMI - Business Process Management Initiative

Enlaces externos

• soaAgenda.com Conceptos WorkFlow y comparación con BPM, ETL, ESB

• Workflow y Groupware, definiciones extendidas

• Conceptos, impacto y beneficios en las organizaciones

Programas para organización del Flujo de trabajo

• Q-flow Urudata S.A.. Q-flow Suite de herramientas de workflow para la automatización de procesos empresariales. Q-flow es un completo conjunto de herramientas informáticas que proveen una solución integral de workflow para la empresa de hoy.

• eProcess Kit Websys S.A.. ePk es una plataforma de software flexible y versátil, con la cual es posible automatizar integralmente y en forma paramétrica sobre la WEB, cualquier tipo de proceso organizacional por medio del WORKFLOW.
• Workflux.net solución para la administración, distribución y control de archivos y proyectos empresariales en Español.
• Gesttic plataforma que permite la gestión de cualquier work-flow o flujo de trabajo. Utiliza un entorno web.
• ICM Workflow Solución de administración digital de procesos de negocios vía Web.
• [1] iGraftx Software de simulacion de procesos, permite la ejecucion de un proceso en forma virtual, estableciendo puntos criticos, tiempo, recursos y costos.