Software de administración de proyectos
El software de administración de proyectos es un término utilizado en la ingeniería de software que cubre varios tipos de software, entre ellos el utilizado para la planificación de proyectos, manejo y control de presupuesto, asignación de recursos, software para colaboración, software para comunicación, manejo de la calidad y documentación o administración de sistemas, los cuales son usados para manejar la complejidad que conlleva un proyecto grande.
Principales actividades de un software para manejo de proyectos
Planificación
Una de las tareas más comunes en el manejo de proyectos es la planificación de una serie de eventos. La complejidad que puede acarrear esta tarea depende enteramente en la manera en que la herramienta es usada. Algunas de las dificultades para la planificación de proyectos pueden ser:
- Eventos que dependen de la creación de otros eventos.
- Planear que las personas trabajen en las tareas requeridas.
- Asignar los recursos necesarios a las tareas.
- Manejo de las incertidumbres con las estimaciones de duración de ciertas tareas.
- Acomodar las tareas para cumplir con ciertos hitos.
- Manejar varios proyectos simultáneamente para cubrir los requisitos.
Cálculo del camino crítico
En la mayoría de los proyectos complejos existe un camino crítico, es decir, una serie de eventos que dependen los unos de otros, y que cuya duración determinan directamente la longitud de todo el proyecto. Algunas aplicaciones de software pueden resaltar estas áreas, las cuales son excelentes candidatos para cualquier tarea de optimización.
Provisión de la información
Para poder justificar todo el tiempo que se emplea en utilizar el software de manejo de proyectos, éste debe de proveer una enorme cantidad de información a un gran número de personas. Los requisitos típicos entre los programas más comunes son:
- Listas de tareas por persona.
- Listas de planificación de recursos.
- Información del tiempo que las tareas requerirán para su terminación.
- Advertencias tempranas de posibles riesgos para el proyecto.
- Información de la carga de trabajo y los días feriados o vacaciones para los empleados.
- Información histórica de cómo han progresado proyectos similares anteriormente desarrollados.
Aproximaciones al software de administración de proyectos
Escritorio
El software de administración de proyectos se puede poner en ejecución como programa que funcione en el escritorio de cada usuario. Este proporciona, tradicionalmente, una sencilla y fácil de utilizar interfaz gráfica de usuario.
Las aplicaciones de escritorio almacenan tradicionalmente sus datos en un archivo, aunque algunos tienen la capacidad de colaborar con otros usuarios, o almacenar sus datos en una base de datos central. Los primeros pueden funcionar en un ambiente heterogéneo de sistemas operativos múltiples, aunque esto no es lo normal. Muchos de estos programas funcionan solamente en un sistema operativo, típicamente Microsoft Windows o GNU/Linux.
Basado en la Web
El software de la administración de proyectos se puede poner en ejecución con una Aplicación Web, accediendo a través de una Intranet o de una Extranet usando un web browser.
Esto tiene varias ventajas y desventajas de aplicaciones web:
- Se puede acceder desde cualquier tipo de computadora sin la instalación de software.
- Facilidad del control de acceso.
- Naturalmente multiusuario.
- Solamente una instalación/versión de software para mantener.
- Originalmente es más lento para responder que las aplicaciones de escritorio.
- Capacidad gráfica más limitada que las aplicaciones de escritorios.
Personal
Una aplicación personal para la administración de proyectos es aquella usada en los hogares para manejar proyectos caseros.Son bastante parecidos a los sistemas de un solo usuario, aunque el software personal de la administración de proyectos utiliza interfaces más simples.
De un solo usuario
Un sistema de un solo usuario se programa suponiendo que solamente una persona necesitará corregir el plan del proyecto en cada instante. Esto puede ser de utilidad en compañías pequeñas, o en aquellas donde solamente algunas personas están implicadas en la planificación desde arriba hasta abajo del proyecto. Las aplicaciones de escritorio caen generalmente dentro de esta categoría.
De colaboración
Un sistema de colaboración se diseña para apoyar a usuarios múltiples que pueden modificar diversas secciones del plan en cualquier instante, por ejemplo, poniendo al día las áreas de las cuales ellos son responsables personalmente de tal manera que esas modificaciones quedan integradas dentro del plan general. Las herramientas basadas en la web, incluyendo extranets, caen generalmente en esta categoría, pero tienen la limitación de que pueden ser utilizadas solamente cuando el usuario tiene acceso activo de Internet.
Para dirigir esta limitación, las herramientas existentes en el software basadas en el protocolo cliente-servidor proporcionan un Rich Client, que funciona en el ordenador de escritorio de los usuarios y duplica la información del proyecto y de la tarea a otros miembros del equipo de proyecto a través de un servidor central cuando los usuarios se conectan periódicamente a la red.
Multi-Usuarios o corporativos
Existen también software o herramientas informáticas que centralizan la información encontrada en los proyectos que realiza la empresa, siendo en definitiva una Oficina de Administración y Control de Proyectos (PMO), pero virtual,y en ella los ejecutivos deben Planificar, administrar, gestionar y controlar los proyectos, lo que les permite de manera constante conocer la situación real de cada proyecto, controlando los avances, la documentación pertinente, las tareas y subtareas desarrolladas, los costos relacionados, coordinando acciones y procesos, todo ello de manera remota, activa y sin mayores costos para la organización.
Integrado
Un sistema integrado combina la administración de proyectos o el planeamiento del proyecto, con muchos otros aspectos de la vida de la compañía. Por ejemplo, los proyectos utilizan seguimiento de errores asignando resultados a cada proyecto, de manera que la lista de los clientes del proyecto se convierte en un módulo de la administración de la relación del cliente, y cada persona en el plan del proyecto hace sus propias listas de tarea, calendarios, y funcionalidad de la mensajería asociados a sus proyectos.
De manera similar, las herramientas especializadas como SourceForge integran software de la gerencia de proyecto con software del control de la fuente (CVS) y software de seguimiento de errores, para poder integrar cada parte de la información en el mismo sistema.
Herramientas no especializadas
Mientras que el software especializado puede ser común, y promovido rigurosamente por cada vendedor, hay una gama extensa de otras herramientas del software (y no-software) usadas para planear e implementar proyectos de software.
Críticas al software de la administración de proyectos
Un cierto software no se puede derivar de un método acertado de administración de proyectos. Por ejemplo, mostrando por defecto las gráficas de Gantt se anima a los usuarios a que se centren en la tarea de programar demasiado temprano, en lugar de identificar primero objetivos y distribuciones. Lo anterior se resuelve con el uso de las nuevas tecnologías y herramientas de control, gestión y seguimiento de proyectos que permiten la toma de decisiones activas logrando hacer los ajustes necesarios minimizando los costos y retrasos.
- La estandarización, de manera que las consideradas unanimamente como mejores técnicas son implementadas en la herramienta, logran mejores resultados corporativos.
- Algunas personas pueden alcanzar resultados mejores usando una técnica más simple, (Ej. pluma y papel), pero no consideran esta posibilidad y se complican con los grandes operaciones innecesarias.
- Similar a PowerPoint, el software de administración de proyectos puede proteger al administrador del contacto personal con otros usuarios que puede ser vital.
- Los nuevos tipos de software están desafiando la definición tradicional de administración de proyectos. Con frecuencia, los usuarios del software de administración de proyectos no están manejando realmente un proyecto discreto. Por ejemplo, el manejo de la comercialización en curso para un producto ya lanzado no es un "proyecto" en el sentido tradicional del término; no implica la gerencia de los recursos discretos que trabajan en un objetivo con un inicio/fin discreto. Los usuarios de Groupware actualmente agregan "las características de la gerencia de proyecto" que apoyan directamente este tipo de gerencia de un proyecto. Los encargados de proyecto clásicamente pueden discutir si ésta manera de actuar es "una administración de proyectos correcta." Sin embargo, los usuarios finales de tales herramientas las referirán como tales, y la definición de facto de la gerencia de proyecto del término puede cambiar.
- Cuando se trabaja con muchos proyectos grandes, el software de gestión de proyectos puede ser muy útil. Sin embargo, probablemente el usuario no debe utilizar software de gestión si lleva adelante un solo proyecto pequeño, pues el esfuerzo que tendrá que utilizar para aprender a manejar y utilizar dicho software no le valdrá la pena.
Contabilidad del proyecto
La contabilidad del proyecto es la práctica de crear los informes financieros diseñados específicamente para seguir el progreso financiero de los proyectos, que se pueden entonces ser utilizados por los encargados para ayudar a la gerencia de proyecto. La contabilidad estándar está dirigida sobre todo a supervisar el progreso financiero de los elementos de la organización (departamentos geográficos o funcionales, divisiones y la empresa como conjunto) sobre periodos de tiempo definidos (típicamente semanas, meses, cuatrimestres y años).
Los proyectos tienen la particularidad de que son frecuentemente cruzan los límites de la organización. La duración de cualquier operación puede variar de días o semanas a años, durante los cuales los presupuestos en el tiempo se pueden también revisar de manera periódica. Pueden ser también uno de muchos proyectos que formen un proyecto o un programa total más grande.
Por lo tanto, en un ambiente de administración de proyectos los costes y los réditos también se asignan a los proyectos. La contabilidad del proyecto permite determinar los costes producidos en cualquier nivel que haya sido definido y permite a menudo la comparación entre presupuestos actuales así como históricos.
Ejemplos de software de administración de proyectos
- ProactiveOffice.com
- Bitbucket
- Bizagi
- ProcessMaker
- Intecplan
- ITM Platform
- Kanban Tool
- Merlín Software
- Microsoft Project
- Planner
- PRINCE2
- PRISM
- GranttProject
- Sciforma
- Open Project
- ProjectLibre
- TaurusWebs
- Track+
- Transparent Business
- Trello
- Tryton
- WBS Schedule Pro
- WorkPLAN
