Gestión de información personal

El concepto de gestión de información personal (GIP) se utiliza en la bibliografía especializada con dos sentidos: como actividad y como disciplina.

• Como actividad, es el conjunto de acciones que las personas realizan con el fin de obtener, organizar, mantener y reencontrar piezas de información como documentos (de papel y digitales), páginas web y mensajes electrónicos para completar tareas personales o laborales de la vida cotidiana y cumplir con diversas responsabilidades (familiares, laborales, sociales o comunitarias).
• Como disciplina, se ocupa de estudiar esas acciones para hallar el mejor modo de asegurar que un documento o un canal de información, una vez localizado, volverá a estar disponible cuando haga falta.

Un ideal de la GIP es que siempre se tenga la información pertinente en el lugar oportuno, en la forma adecuada y con un grado suficiente de calidad y completud para satisfacer cualquier necesidad que surja. Instrumentos como, por ejemplo, los organizadores personales, ayudan a dedicar menos tiempo a absorbentes actividades de gestión que inducen a cometer errores. Así, dejan más tiempo para hacer un uso creativo e inteligente de la información a fin de concluir tareas o simplemente disfrutar de ella.

Información personal

Se considera información personal cualquiera de las piezas y colecciones siguientes:

• Notas personales
• Agendas personales
• Listas (incluidas las de tareas)
• Fechas significativas:
  • Cumpleaños
  • Aniversarios
  • Citas y compromisos
• Recordatorios
• Mensajes electrónicos e instantáneos.
• Comunicaciones vía fax o almacenadas en un buzón de voz.
• Componentes de la gestión de un proyecto.
• Suscripciones (incluidos los canales de noticias RSS o Atom).
• Alertas
• Referencias (incluidas las bibliográficas y los sitios web de interés).