Sistema de administración de recursos humanos

Los sistemas de administración de recursos humanos o sistemas de información de recursos humanos, también conocidos por sus siglas SARH y SIRH respectivamente, forman una interfaz entre la gestión de recursos humanos y la tecnología de información. Esto combina los recursos humanos (RRHH) y en particular sus actividades administrativas con los medios puestos a su disposición por la informática, y se refieren en particular a las actividades de planificación y tratamiento de datos para integrarlos en un único sistema de gestión.

Puesta en práctica del sistema de información

En primer lugar, el recurso humano es el material más importante de las organizaciones. Las personas que manejan el departamento de RRHH, son los que trabajan directamente o pueden ser consultores o asesores externos donde el objetivo es distribuir apropiadamente en el puesto de trabajo adecuado según el perfil del aspirante, el segundo paso es acoplar la cultura de la organización con los intereses de cada empleado, por medio de herramientas de evaluación, entrevistas, observaciones se mejoran las relaciones interpersonales, se detectan las necesidades de adiestramiento, se estudia constantemente los valores y la congruencia de los valores individuales y los de la organización, se proponen diariamente en un ajuste creativo estrategias para una mayor productividad, y efectividad.

La gestión eficaz del capital humano se convierte en una operación necesaria para los profesionales de los recursos humanos.

Un profesional clave dentro de la gestión del capital humano, hoy llamado talento humano, es el psicólogo organizacional que así como es importante hacer un estudio médico previo, es importante del mismo modo un análisis psicológico, que mide: En el ámbito laboral donde el postulante que ingresa no solo tendrá una tarea o función especifica que realizar sino que también convivirá a diario con otros compañeros y personal directivo, mi rol y objetivo principal es evaluar “la capacidad y modalidad adaptativa de un candidato es un factor importante para observar y relevar en las etapas de preselección y selección por cuanto como hemos comentado muchas veces más allá del puesto de que se trate siempre es necesario discernir si además de las aptitudes concretas en capacitación, formación y experiencia que el puesto necesita la persona dispone además de aptitudes psicológicas y en esto además de incluir las que el puesto requiere necesitamos saber el nivel de equilibrio psicosomático que en general el sujeto tiene al momento de su ingreso a la Empresa o Institución”.

Por otra parte el nivel de adaptabilidad es uno de los componentes más importantes dentro de la evaluación, pues para que un individuo mantenga relaciones interpersonales sociales adecuadas, debe contar en su personalidad con un nivel básico o medio de adaptabilidad. Así en esta exploración de la naturaleza de las emociones y vida social de un individuo y su correlato o peso en la adaptación general de un individuo a su entorno, en esta oportunidad lo haremos desde indicadores con una batería de test.

Previamente comenzaremos en términos esenciales por el concepto de adaptabilidad.

Concepto nuclear de adaptabilidad

Su presencia denota que en mayor o menor grado la persona está dispuesta a efectuar el cambio de actitud o estilo de comportamiento que sea necesario ya sea para conformarse a una nueva y diferente circunstancia o para desempeñarse en las de rutina o en las excepcionales. A veces esta adaptación será por cambios en la metodología de trabajo, cambio de autoridades o su jefe directo, ingreso de nuevos compañeros, reingeniería que obliga a cambio de sector y a veces de tarea. Esto en la última década con la movilidad y variabilidad del mercado laboral, la incorporación de nuevas tecnologías, ha hecho que para poder permanecer en el sistema cada trabajador debe estar preparado para una estabilidad relativa y por ende cuando mejor es su capacidad de adaptación mejor será su ajuste a la situación laboral.

Esto supone flexibilidad y algún grado de empatía para poder detectar las necesidades y requerimientos del entrono tanto de tareas como interpersonal.

La adaptación es un proceso activo y dinámico que requiere el compromiso directo del sujeto, A. Adler decía que el estilo de vida y la adaptación del individuo a la realidad forman la base de su equilibrio psíquico.

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Área A Evaluar Directivos y Mandos Superiores Licenciados y Técnicos Subalternos- Administrativos Operativos Adaptabilidad X X X X Personalidad X X X X Inteligencia X X X X Percepción X X X X Conductas a futuro X X X X

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Evaluación por Competencias (sensibilidad, planificación, integridad, creatividad): Directivos y cargos superiores Capacidad de Liderazgo y Solución de Problemas: Solo Directivos y Mandos Superiores

También esta el área de los encargados de recopilar los datos para cada trabajador relativos a su historial y características personales, sus competencias y capacidades, hasta los datos más accesibles tales como sus remuneraciones y sus labores en la empresa. La cuantificación de estos datos y la sistematización para su tratamiento permite su manejo posterior por sistemas automatizados, reduciendo el tratamiento manual de las operaciones, costosa fuente de errores.

Es fundamental la estrategia de las empresas en materia de Recursos Humanos ya que nos indica hacia donde están dirigidas las acciones de las empresas. Una buena estrategia contempla equidad interna, equidad externa, un sistema de administración salarial, un sistema de evaluación del desempeño, sistema de compensación variable, desarrollo de competencias, etc.

La tarea de Recursos Humanos no es sencilla e implica la implementación de sistemas objetivos que nos ayuden a tener una buena administración de nuestro capital humano.

Nóminas

El modelo de nómina automatiza la gestión del sueldo reuniendo los datos del trabajador sobre su trabajo, asistencia, calculando las deducciones e impuestos, la cotización social y y generando periódicamente la orden de pago. Permite también generar datos y estadísticas para el conjunto del personal relativo a estos datos. Sistemas sofisticados pueden establecer transacciones de cuentas por pagar, de la deducción de empleado o producir cheques. El módulo de nómina envía la información al libro de contabilidad general.

Gestión de las prestaciones de trabajo

El módulo de gestión de las prestaciones de trabajo permite evaluar la información de tiempo/trabajo de cada empleado. El análisis de los datos permite una mejor distribución de trabajo. Este módulo es un ingrediente clave para establecer capacidades de contabilidad analítica de los costes de organización positivos.

Gestión de las prestaciones sociales

El módulo de gestión de las prestaciones sociales permite a los profesionales de recursos humanos administrar lo mejor posible las prestaciones sociales, obligatorias o no, como el seguro enfermedad, el de accidentes de trabajo, o los sistemas de jubilaciones complementarios.

Gestión de recursos humanos

El módulo de gestión de recursos humanos cubre otros aspectos de los RRHH, incluye menos particularidades legales y está más enfocado a una política de gestión. El sistema registra datos de dirección, selección, formación y desarrollo, capacidades, dirección de habilidades y otras actividades relacionadas. Se administran aquí los datos personales (edad, dirección, familia...), las competencias y títulos, las formaciones seguidas, los niveles de salario, el registro de los datos del currículum vitae.

Indicadores de productividad

Para evaluar la productividad de cada empleado, es necesario cuantificar el tiempo y las actividades que generan resultados positivos dentro de la organización. Esto se vuelve muy complicado sobre todo en las empresas de servicios donde se producen bienes intangibles. En estos casos es necesario "medir" las actividades de cada uno de los empleados, separar las actividades "Productivas" (Aquellas que están directamente relacionadas con la empresa) de las "Personales" (Aquellas que no tienen relación directa con la empresa). De esta manera se puede cuantificar el costo real (horas hombre) que le toma a cada uno de ellos realizar sus labores, así como las herramientas que utilizan para alcanzar los objetivos.

Ventajas

El Sistema de información permite integrar estos cuatro segmentos, creando conexiones funcionales entre estas actividades en el programa informático.

Usando el Internet o el intranet corporativo como medio de comunicación y envío de ficheros, la tecnología puede reducir gastos de transacción, conduciendo a una mayor eficacia de la organización. Los trabajadores o los responsables de servicios pueden también tener un acceso parcial al sistema, que les permite por ejemplo introducir ellos mismos los datos que les conciernen, como solicitudes de permisos y otras. Esas tareas costosas en tiempo y en dinero, como la gestión administrativa del personal, el cambio de los datos personales, la inscripción a un curso de formación o a un plan de pensiones, pueden por lo tanto ser efectuados por aquel que es la causa directa de la acción que debe realizarse. De esta forma se libera al personal directivo de tareas aburridas y repetitivas, permitiéndole concentrarse en problemas de toma de decisiones, estratégicas o políticas, que conducen a la innovación del negocio.

Fabricantes

Existen dos grandes tipos de Software para Recursos Humanos:

• Sistemas Duros: son sistemas que nacen desde la nómina de personal o como un módulo más de un software ERP y luego van adicionando funcionalidad estratégica de RRHH.
• Sistemas Blandos: sistemas focalizados a la gestión estratégica de RRHH donde generalmente no incluyen el módulo de nómina de personal y suelen incluir evaluaciones de identificación de habilidades y potencial, evaluaciones 360, evaluación por competencias, autogestión del empleado de su desarrollo de carrera y cuadro de sucesiones.

Módulos comúnmente usados en este tipo de Software:

• SAP HR PA - Gestión de Personal
• SAP HR OS - Gestión de Organización
• SAP HR PY - Nómina de Personal
• SAP HR PE - Gestión de Formación: Salas, Cursos, etc.
• SAP HR PD - Desarrollo de Personal: Gestión de Desempeño: por Competencias, por Conductas, Evaluaciones 360, etc, Plan de Carrera, Cuadro de Sucesiones,...
• SAP HR RC - Selección de Personal: Gestión de la Selección de Personal tanto interna (Job Posting) como externa.
• SAP HR PT - Gestión de Tiempos de Personal

Existen múltiples proveedores de software, tales como:

• SAP
• Oracle
• Meta 4

Los cuales se reparten en gran medida el mercado de estas soluciones. También existen otros proveedores locales, por ejemplo en Argentina encontramos los siguientes fabricantes:

• Axoft / Tango
• Bejerman
• RH Pro
• Vënon Solutions
• etc.

Véase también

• Sistemas de información gerencial
• Recursos Humanos
• Sistema
• Software como Servicio
• Software ERP