Sistema de informacion estudiantil

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Un sistema de información estudiantil (SIS), sistema de administración estudiantil, software de administración escolar o sistema de administración estudiantil es un sistema de información de la administración para establecimientos de educación para manejar datos estudiantiles. Sistemas de Información estudiantil (a menudo abreviados como SIS) proporciona capacidades para registrar alumnado en cursos, documentación de calificaciones, transcripciones, resultados de las pruebas de los estudiantes y otros resultados de la evaluación , elaboración de horarios de los estudiantes, seguimiento de la asistencia del estudiante y la gestión de muchas otras necesidades de datos relacionados con los estudiantes en una escuela. Un SIS no debe confundirse con un sistema de gestión de aprendizaje o entorno virtual de aprendizaje , donde los materiales del curso, actividades y pruebas de evaluación pueden ser publicados electrónicamente

El esquema que muestra la importancia y resultado de bien pensado fuera de Administración de Dato Estudiantil.

El SIS puede incluir características que se pueden considerar como una Planificación de Recurso de la Empresa o ERP sistema para un cliente corporativo. Como tal, muchos de los asuntos con ERP Metodología de Selección del Sistema, implementación, y operación de un ERP  se aplica también el sistema.

Funciones[editar]

Estos sistemas varían en tamaño, alcance y capacidad, desde los paquetes que se implementan en organizaciones relativamente pequeñas para cubrir sólo los expedientes de los estudiantes, a las soluciones para toda la empresa que tienen como objetivo cubrir la mayoría de los aspectos de funcionamiento de las grandes organizaciones multi- campus y sus escuelas en línea con significativa responsabilidad local. Muchos sistemas se pueden escalar a diferentes niveles de funcionalidad mediante la compra de complementos "módulos" y por lo general puede ser configurado por sus instituciones de origen para satisfacer sus propias necesidades.

En el nuevo milenio, y en parte debido a la "Y2K", que se refería a las fechas de nacimiento y otro núcleo de datos a cualquier ERP, la mayoría de los vendedores SIS tuvo la oportunidad de diseñar en sus productos nuevas características, no sólo para las aulas y hogares, automatizando o simplificando procesos en relación con el ciclo de vida de un estudiante. A partir de la aplicación y de ayuda financiera, a los servicios de carrera y la educación en línea, algunos de los proveedores dominantes SIS pudieron incluir en sus productos:

  • Mantenimiento e informando de dato estudiantil
  • Manejo investigaciones de alumnado probable
  • Manejo del proceso de admisiones
  • Inscribir a nuevos alumnos y permitiendo la programación en línea
  •  Crearcuentas de los estudiantes y el procesamiento de la ayuda financiera (ver ayuda financiera estudiantil)
  • Automatización de los horarios de clase y maestros
  • Manejo de registros de exámenes, evaluaciones, marcas, grados y progresión académica
  • Manteniendo de los registros de asistencias y ausencias.
  • Grabar comunicaciones con estudiantes
  • Mantenimiento del registro de disciplina
  • Proporcionar informes estadísticos
  • Capacidad para operar en varios campus múltiples, en línea y en tierra, en varios países e idiomas
  • Albergar, detalles de instalaciones, asignaciones y tareas
  • Comunicar los detalles de los estudiantes a los padres u otras personas autorizadas por el estudiante, a través de un portal
  • Educación especial / Plan de Educación Individual (IEP) servicios
  • Administración de servicios de la carrera para los estudiantiles y compaginando con posibles empleadores
  • Servicios de recursos humanos
  • Servicios de contabilidad y presupuesto
  • Registros de salud estudiantil
  • Administración de comedor
  • Administración de transporte
  • Administración de costos
  • Inventario y Activos de la escuela
  • Procesamiento de nómina para el Personal de la escuela
  • Informes de carácter reglamentario y los informes de los organismos de acreditación

Las instituciones más grandes o más complejos suelen requerir configuración o codificación del SIS, para adaptarse a sus procesos de negocio específicos, modelo de servicios estudiantiles o políticas académicas. A menudo, estas personalizaciones pueden incluir becas, subvenciones y otras formas de ayuda económica. Cuando existan sistemas nacionales o gubernamentales para la financiación de los estudiantes o efectos del retorno de estadística, los sistemas de información de los estudiantes a menudo proporcionar una funcionalidad que abastece a esto, por medio de procesos integrados que son actualizados por los vendedores del SIS para ayudar a satisfacer los cambios regulatorios y de política

. Ejemplos de ello son la FAFSA ( Solicitud Gratuita de Ayuda Federal para Estudiantes ) proceso en los Estados Unidos , los procesos de la compañía de préstamos para estudiantes del Reino Unido (SSAR, SSAC y ATFEE procesamiento de archivo), el UCAS (Universidades y Admisiones de Universidades Servicio) en el Reino Unido, o el HESA y HESES regresos estadísticos estudiantiles en el Reino Unido. En los Estados Unidos , los organismos gubernamentales y acreditadores han desafiado a algunas instituciones a ser cada vez más responsables de los resultados financieros, así como académicos de un estudiante, comúnmente denominados,  empleo remunerado .

En el pasado, las universidades y los grandes distritos escolares en particular, han creado sus propios sistemas de registro de estudiantes a medida. Un ejemplo de ello es el repositorio de sistema de Información del Estudiante ( ROSI ) en la Universidad de Toronto. Con la creciente complejidad en el negocio de los establecimientos educativos, la mayoría de las organizaciones ahora optan por comprar el software personalizable, y un número creciente están comprando software como servicio (SAAS). La mayoría de los sistemas de información del estudiante en uso hoy en día están basados ​​en servidor, con la aplicación que reside en un servidor de la computadora central, y se accede por las aplicaciones cliente en varios lugares dentro e incluso fuera de la escuela. Pero los sistemas de información de los estudiantes se han estado moviendo a la web desde finales de 1990 y esa tendencia se está acelerandota en cuanto a la sustitución de las instituciones o la actualización de los sistemas más antiguos .

A medida que más y más colegios, universidades y escuelas buscan opciones SIS basados ​​en la nube, la seguridad de la información ha aumentado como una preocupación. Universidades albergan una gran variedad de información personal, haciéndolos objetivos potencialmente atractivos para las brechas de seguridad, tales como las experimentadas por las empresas minoristas o profesionales de la salud.[1]  Los proveedores de software Educación - tecnología deben ser muy conscientes de las mejores prácticas en la obtención de información de los estudiantes ( incluyendo la información de seguridad social , información financiera , etc. ) y las instituciones tienen la responsabilidad de buscar a los vendedores que emplean mejor sus medidas de seguridad.[2]

Dicho esto, los temas predominantes en el sector de educación superior de hoy en día sobre la gestión de la matrícula, servicios estudiantiles, retención y los resultados académicos de los estudiantes. Se debe seleccionar un SIS por lo general que implique un comité o una amplia gama de personal y profesores, para evaluar el modelo de cómo ayuda el SIS, para que permita el logro más eficiente de la visión de la institución educativa.[3]

Actualizar o Reemplazar : Los Pros y Los Contras.[editar]

 A diferencia de una actualización a un navegador web o un procesador de textos, cambios y mejoras en estos sistemas tienden a tener un impacto significativo en las operaciones del día a día, afecta a todos los constituyentes a través de una institución. Estos sistemas normalmente tocan todos los aspectos de las operaciones de la escuela, incluso cuando se usan sólo los módulos base. Por estas razones, los directores de universidades pesan en la balanza los pros y los contras de las inversiones y las interrupciones que serán inevitables si hacer una actualización, añadiendo personalizaciones significativas o sustituir por completo el SIS:

  • Flujo de trabajo: Dado que estos programas están estrechamente ligados a los procesos de flujo de trabajo y los negocios de una escuela, el SIS está a menudo en el centro de los debates internos como para actualizar o sustituir el SIS. De cualquier manera, los cambios en un SIS puede tener un impacto significativo en las operaciones diarias si no se consideran cuidadosamente antes de su implementación.
  • Conversión de datos: la conversión de datos históricos ( transcripciones , la asistencia, registros de salud , etc.), tanto para los estudiantes actuales y pasados ​​también puede ser un problema importante cuando se considera una transición a una nueva SIS, dado que se requieren para mantener en la mayoría de las escuelas los datos históricos sobre los estudiantes pasados​​, las consideraciones se deben dar a la información que será convertido y lo que se archivarán
  • Informes personalizados: La estandarización de cómo y dónde se almacena la información del alumno varía ampliamente, al igual que los niveles de automatización e inter operabilidad de productos de diversos proveedores del SIS. Con el tiempo, las escuelas a desarrollar sus propios procesos y procedimientos, a menudo diseñados alrededor de sus fortalezas y debilidades particulares del SIS ( por ejemplo, el diseño de los informes de datos y su frecuencia, si se hace mucho tiempo por el SIS ). Como la mayoría de SIS no son perfectamente compatibles con el SIS anterior, la actualización puede ser un proceso largo y tedioso. Sin embargo, las instituciones justifican el retorno de la inversión sobre la base de las ganancias en eficiencia administrativa, costos de poseer un SIS y sistemas relacionados y la eficacia académica reducida
  • Formación : Los programas SIS, antiguos y nuevos, varían en términos de los tipos de funcionalidad, flujos de trabajo, capacidad de generar informes y así sucesivamente. La actualización o la implementación de un nuevo SIS exige formación de los empleados para utilizar el SIS; este es un factor en la evaluación de la institución de cualquier retorno de la inversión.

Al igual que con un sistema ERP, las escuelas deben considerar los procesos similares a la metodología del sistema de selección el  ERP y de un sistema SIS. Tal proceso, si bien puede ser tedioso, asegura que una sección transversal de los futuros usuarios finales del sistema puede sugerir formas más eficientes para manejar los datos, mejorar los servicios a los estudiantes y reducir o eliminar los cuellos de botella de la creación de silos de datos debido a la limitaciones de un proceso de SIS o negocio actual

Ejemplos[editar]

Las tres de las universidades públicas en Arizona, (Arizona Universidad Estatal, Universidad de Arizona Del norte, y Universidad de Arizona[4] ) incluyendo el distrito de Maricopa[5]  de Universidades Comunitarias, utilizan soluciones de Oracle , que son los productos tradicionales que han sido actualizados  diseñados originalmente por Peoplesoft , que luego fue adquirida por Oracle. Cada universidad elige los módulos que deseen implementar y cada universidad puede elegir diferentes opciones de personalización dentro de los módulos de Oracle Peoplesoft .

Exactitud de análisis[editar]

En un estudio que incluyó a los distritos conocidos para un gran uso de los datos, el 48 % de los profesores tenía dificultades para plantear preguntas gracias a los datos, el 36% no comprendían los datos dados, y el 52 % interpretaron incorrectamente los datos.[6] Para combatir esto, algunos datos presentes  en los SIS a los educadores se presenta un formato de  incrustación de etiquetas, documentación adicional, sistema de ayuda y la toma de decisiones clave del paquete / visualización de contenido, para mejorar el éxito de los datos de los educadores utilizar el análisis en un SIS.[7]

Código abierto del Sistema ( SIS )[editar]

Existen sistemas SIS que liberan su código base como código abierto. Se debe tener en cuenta que a pesar de  que todos estos sistemas son de código abierto y se pueden descargar de forma gratuita, pueden ser o no que permitan utilizar todos los módulos a menos que pague. Para que puedan liberar su código fuente en una "edición de la comunidad " con el apoyo del foro de base, y luego una versión de pago con más apoyo y características. También tenga en cuenta, que estos son sistemas SIS donde se puede descargar el código fuente, así como los archivos de instalación, ya sea la derecha de la página web o después de la firma , en lugar de sólo el archivo de instalación .

Véase también[editar]

Referencias[editar]

  1. Natalie Gagliordi, “US universities at greater risk for security breaches than retail and healthcare: BitSight,” ZDNet, August 21, 2014.
  2. Gary Langsdale, “What It Takes to Keep Student Information Safe in the Digital Age,” The EvoLLLution, October 2, 2014.
  3. «We Built, We Bought, We Shared: The Costs of Administrative Service Systems vs. the Academic Mission (EDUCAUSE Review) | EDUCAUSE.edu». www.educause.edu. Consultado el 2 de junio de 2015. 
  4. http://mosaic.arizona.edu/student_admin/oa
  5. https://www.maricopa.edu/erp/student-information-system-sis-modernization/sis-key-events-and-timeline
  6. U.S. Department of Education Office of Planning, Evaluation and Policy Development (2009).
  7. Rankin, J. (2013, March 28).