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Instancia (formulario)

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Lo que primero que hay que saber es que una instancia es simplemente un escrito, un documento que sirve para poder comunicarse con la administración pública. Sirve para que cualquier persona pueda dirigirse a un centro, una institución, un órgano de gobierno o cualquier unidad gestora del conjunto de la Administración. La instancia es un modelo básico de comunicación con la Administración pública que, con ligeras variantes, un administrado o interesado puede utilizar para reclamar, solicitar, denunciar, o como sustituto de algún impreso. También es útil para entregar adjunta documentación o información a la Administración, a su vez, este puede ser contestado con un oficio.

Estructura

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Si bien la Ley de Procedimiento Administrativo de cada país suele indicar su contenido, la instancia se redacta en tercera persona (no en primera persona) y se divide normalmente en:

  • Título de la autoridad a quien se dirige la instancia; por ejemplo: "Ilmo: Sr." seguido de punto y aparte.
  • Encabezamiento con los datos personales del solicitante y finalmente en mayúsculas "EXPONE:" separado de esos datos; por ejemplo: "Pepito de los Palotes, de 19 años de edad, domiciciliado en Caspe, calle del Compromiso, núm. 90, 2.º izda, con DNI 6147241 F y título de bachiller elemental obtenido en el IES "María de Gracia" de Granada en 2001... EXPONE: .En ocasiones, cuando el objeto de solicitud lo requiera, hay que incluir otros datos personales como: el lugar de nacimiento, estado civil, edad ( si el peticionario tiene la mayoría de edad, se dejará constancia).profesión, etc.
  • Exposición de hechos o fundamentos de derecho, en diversos párrafos precedidos por "Que" y finalmente, separado en renglón aparte y en mayúsculas, "SOLICITA:" y o también es habitual abrir con la palabra EXPONGO. Por ejemplo: "Que en el BOE del 24 de abril aparece una convocatoria de becas". "Que cree reunir las condiciones precisas para optar a una, como se prueba por los siguientes documentos adjuntos (...), por todo lo cual... SOLICITA:"
  • Solicitud propiamente dicha. Por ejemplo: "Que se le admita como participante en el concurso convocado y le sea concedida una de dichas becas" o "Que se le admita una subvención a una organización sin ánimo de lucro."
  • Lugar y fecha de la instancia
  • Firma.
  • Nombre del firmante, lugar y fecha de la instancia. Por ejemplo: "Pepito de los Palotes, en Vicálvaro, España, a 3 de junio de 2018".
  • Cargo de la autoridad a la cual se dirige la instancia en mayúsculas o versalitas, en párrafo segregado o separado del resto al pie del documento, el . Por ejemplo: "ILMO. SR. DIRECTOR GENERAL DE UNIVERSIDADES E INVESTIGACIÓN. MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CIENCIA. MADRID".

En el encabezamiento debe identificarse el organismo público o la Administración competentes, así como los datos que identifican al administrado. Estos datos pueden ser, entre otros, el nombre, apellidos y dirección postal (ciudad, código postal, calle, número, piso, puerta) a efectos de notificaciones. Con carácter opcional, puede añadirse el teléfono o la dirección de correo electrónico. En algunos ordenamientos jurídicos, como el español, es preciso que el particular manifieste expresamente que consiente en la notificación por medios telemáticos.

La exposición de hechos y fundamentos de derecho suele estar encabezada por la palabra "EXPONE" y en ella se relacionan, de manera ordenada los hechos o circunstancias que justifican o legitiman lo que se pide más adelante. La petición suele agregarse bajo el título de "SOLICITA" y expresa, concretada al máximo, la acción, ayuda, corrección de error, modificación, reconocimiento de un derecho que el interesado persigue.

Bajo el título "DOCUMENTACIÓN ADJUNTA", en su caso, se mencionan todos los documentos que se añaden a la instancia para justificar la veracidad de lo afirmado o el cumplimiento de los requisitos.

Al pie del escrito se anotan ciudad, fecha y firma, así como el nombre del organismo o cargo al que se dirige la instancia.

Asesorarse antes de enviar una instancia o solicitud es la mejor forma de prevenir posibles consecuencias futuras ya que si, por citar un ejemplo, antes de enviar una instancia en materia urbanística se solicita asesoramiento de un experto se evitaría iniciar mal un expediente con lo cual reduciríamos enormemente la cantidad de sanciones que ocurren por desconocimiento o mala información.

Presentación

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Los escritos dirigidos a la Administración Pública pueden presentarse en la sede del organismo al que se dirijan o ante cualquier otro órgano administrativo, que lo remitirá al órgano competente. Algunos ordenamientos prevén la posibilidad de presentar estos escritos en oficinas de correo postal.

La manera de presentarla es dirigiéndote a la sede del organismo al que haces tu solicitud y entregándola personalmente. Aunque esta posibilidad existe, cada vez es más frecuente presentar las instancias por vía telemática, a través de los distintos registros electrónicos de las administraciones.

De la presentación deja constancia el funcionario con un sello de registro con un número y la fecha de entrega, tanto en el original como en la copia que, en su caso, quede en poder del interesado. Esta copia sirve como documento acreditativo de la presentación de la instancia.

Cuando es necesario presentar documentación, ésta debe ser o bien original o bien una fotocopia compulsada o acompañada del original. En el tercer caso, en el registro se cotejan o compulsan las fotocopias después de verificar que se corresponden con los originales.