Comunicación técnica

La comunicación técnica es el proceso de la transmisión de información técnica a través de la escritura, el habla y otros medios de comunicación a un público específico. La información es útil si el público a quien va dirigida puede realizar una acción o tomar una decisión basada en ésta. (Johnson-Sheehan 7). Los comunicadores técnicos suelen trabajar en colaboración para crear productos para diversos medios de comunicación, incluyendo el papel, el vídeo y el Internet. Los Productos incluyen ayuda en línea, manuales de usuario, manuales técnicos, informes detallados, especificaciones, procesos y manuales de procedimiento, las tarjetas de referencia, hojas de datos, artículos de revistas, patentes, capacitación, documentos de negocios e informes técnicos. Los ámbitos técnicos pueden ser de cualquier tipo, incluyendo las ciencias experimentales y aplicadas, alta tecnología incluyendo computadoras y programas, electrónica, y los procesos y las prácticas de negocios.

Historia

El origen de la comunicación técnica se ha atribuido a la Antigua Grecia, el Renacimiento, y mediados del siglo 20. Sin embargo, una clara tendencia hacia el campo profesional se percibe desde la Primera Guerra Mundial en adelante, creciendo de la necesidad de documentación basadas en las tecnologías de las fuerzas armadas, las industrias manufactureras, electrónicas y aeroespaciales. En 1953, dos organizaciones interesadas en mejorar la práctica de la comunicación técnica fueron fundadas en la costa este de los Estados Unidos: la Sociedad de redactores técnicos, y la Asociación de Editores y escritores técnicos. Estas organizaciones se fusionaron en 1957 para formar la Sociedad de Escritores y Editores Técnicos, un predecesor de la actual Sociedad para la Comunicación Técnica (CCT).

Profesiones

Algunos ejemplos de profesiones de la comunicación técnica son los siguientes:

• Redactor técnico
• Editor técnico
• Ilustrador técnico
• Arquitecto de Información
• Experto en usabilidad
• Diseñador de la interfaz de usuario
• Diseñador de Experiencia de usuario
• Entrenador técnico
• Traductor técnico
• Escritor de Interfaz de programación de aplicaciones (API)

Creacion de contenidos

Determinación de propósito y de la audiencia

Toda la comunicación técnica se hace con un fin particular en mente. El propósito es generalmente facilitar la comunicación de ideas y de conceptos a la audiencia, pero en algunas ocasiones para dirigir a la audiencia en una línea de conducta particular. La importancia de la audiencia es en la noción del significado que es derivado de la interpretación de la audiencia en una parte del trabajo. El propósito puede ser algo tan simple como hacer que la audiencia entiendan los detalles de un cierto sistema tecnológico, o tomar medidas particulares usando ese sistema. Por ejemplo, si los trabajadores en un banco no fijaran correctamente depósitos a las cuentas, alguien escribiría el procedimiento así que estos trabajadores pudieron tener el procedimiento correcto. Del mismo modo, un gerente de ventas pudiera preguntarse cuáles de estos dos sitios serían una opción más apropiada para un nuevo almacén, así que él pediría que alguien estudiara el mercado y que escribiera un informe con las recomendaciones. El gerente de ventas distribuiría el informe a todos las partes implicados en tomar esa decisión. En cada uno de estos casos, la persona que está escribiendo está transfiriendo conocimiento de la persona que sabe a la persona que necesita saber. Ésta es la definición básica de la comunicación técnica.

Tipos de escritura técnica

La forma más de uso general de comunicación técnica es escritura técnica. Los ejemplos de la escritura técnica incluyen: ofertas de proyecto, notas persuasivas, manuales técnicos, y las guías de usuarios. Una guía de usuario para un dispositivo electrónico incluye típicamente diagramas junto con explicaciones textuales detalladas. El propósito debe servir como meta que el escritor se esfuerza hacia en la escritura.

La identificación de la audiencia afecta a muchos aspectos de la comunicación, del uso de la selección de palabras y de los gráficos para diseñar y de la organización. Una audiencia no técnica no pudo entender, mientras que una audiencia técnica pudo anhelar el detalle adicional porque es crítico para su trabajo. Las audiencias ocupadas no tienen tiempo para leer un documento entero, así que el contenido se debe organizar para la facilidad de la búsqueda, por ejemplo por la inclusión frecuente de los jefes, el espacio blanco y otras señales que dirigen la atención. Otros requisitos varían en las necesidades de la audiencia particular.

Ejemplos:

• En el gobierno: La comunicación técnica en el gobierno es muy particular y detallada. Dependiendo del segmento particular del gobierno (y sin mencionar el país particular), el componente del gobierno debe seguir especificaciones distintas.

• En el Ejército de los Estados Unidos se utiliza Milipulgada-espec. (Especificación militar). Se pone al día continuamente y las comunicaciones técnicas (bajo la forma de manuales técnicos, manuales técnicos electrónicos interactivos, boletines técnicos, etc.) se deben poner al día también.

Adquiriendo Información

El paso siguiente es recoger la información necesaria para lograr el propósito indicado. La información se puede recoger con la investigación primaria, donde el comunicador técnico conduce la investigación de primera mano, y la investigación secundaria, donde el trabajo publicado por otra persona se utiliza como fuente de información. El comunicador técnico debe reconocer todas las fuentes usadas para producir su trabajo. Para asegurarse de que esto esté hecho, el comunicador técnico debe distinguir citas, las paráfrasis, y los resúmenes al tomar notas.

organisando y resumiendo la informaciòn

Antes de escribir el proyecto inicial, todas las ideas se organizan de una manera que haga que los documentos fluyan bien. Una buena manera de hacer esto es escribir todos los pensamientos al azar en un papel, y entonces circular todas las secciones principales, conectar las secciones principales con las ideas favorables con las líneas, y suprimir todo el material inútil.

Una vez que se organiza cada idea, el escritor puede entonces organizar el documento en conjunto. Esto se puede lograr de diversas maneras:

• Cronológico: Esto se utiliza para los documentos que implican un proceso linear, tal como una guía gradual que describe cómo lograr algo.
• Partes de un objeto: Utilizado para los documentos que describen las partes de un objeto, tales como un gráfico que muestra las piezas de un ordenador (teclado, monitor, ratón, etc.)
• De lo simple a lo complejo (o viceversa): Comienza con las ideas de fácil comprensión, y gradualmente va profundizando en ideas más complejas.
• De lo específico a lo general: Se comienza con muchas ideas, y entonces se organizan las ideas en subcategorías.
• De lo general a lo específico: Comienza con muchas ideas, y entonces profundiza más.

Una vez que se organiza el documento entero, es una buena idea crear un esquema final, que mostrará todas las ideas en un documento de fácil comprensión. Crear un esquema hace el proceso entero de la escritura mucho más fácil y ahorrará el tiempo del autor.

Corregir el estilo

El buen estilo hace la escritura más interesante, apelante, o legible. Algunos cambios son realizados opcionalmente, no para la corrección, y pueden incluir:

• Párrafos acortados
• Cambio de párrafos
• Oraciones cambiantes de voz pasiva a una voz activa
• Frases acortadas
• Definición de la terminología
• Adición de títulos, listas, gráficos

Corregir la gramática

A este punto, el documento se puede revisar para saber si hay errores gramaticales, tales como el uso de la coma y confusiones de palabras comunes.

Corregir el contexto

La determinación de la cantidad necesaria de contexto es importante. Se necesita tener un equilibrio entre la exuberancia, que puede llevar a la audiencia a tomar el significado adicional involuntario del texto, y la brevedad, que puede dejar a la audiencia incapaz de interpretar el significado debido a la falta de contexto.

La escritura del primer borrador

Después de que el esquema es completado, el siguiente paso es escribir el primer borrador. El objetivo es anotar las ideas del borrador lo más breve posible. El escritor debe iniciar con la parte que sea mas fácil para el, y escribir el resumen solo después de que se elabore la parte principal.

El formato ABC (Parte Principal, Resumen y Conclusión) se puede utilizar cuando se escribe el primer borrador. El resumen describe el tema que va ser escrito, de manera que el lector conozca lo que el autor va a tratar en el documento. La parte principal o cuerpo es la mayor parte del documento donde los artículos se tratan a profundidad; por último, la sección de conclusiones repite los temas principales del documento.

El formato ABC también se puede aplicar a párrafos individuales, empezando con una oración que indique claramente el tema tratado en el párrafo. Esto es seguido por el tema, y finalmente, el párrafo termina con oración concluyente.

Revisión y Corrección

Una vez que sea diseñado el borrador inicial, la corrección y la revisión puede hacerse para afinar los detalles del documento en una copia final, sugerida por Pfeiffer and Boogard.

Modificación y Reorganización de Contenidos

Durante este paso, el texto se vuelve a revisar para 1. Enfocar o elaborar ciertos temas que amediten mas atención, 2. Reducir otras secciones, 3. Hacer cambios en torno a ciertos párrafos, frases o temas completos.

Referencias

• Gerson, Sharon, and Steve Gerson. Technical Writing: Process and Product. Columbus, OH: Pearson, 2007.

• April Rose Arviola, Richard. Technical Communication Today. New York: Pearson/Longman, 2006.

• Pfeiffer, William S. and Jan Boogerd. Technical Writing: A Practical Approach. 4th Canadian Edition. Scarborough: Prentice Hall, 2007.

• Scott, Blake, Longo, Bernadette, and Katherine V. Wills. Critical Power Tools. Albany: Suny, 2006.