Ciclo de Deming

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Ciclo PDCA.

El ciclo de Deming (de Edwards Deming) quien es distinguido de manera exitosa por su difusión y afianzamiento a nivel mundial del ciclo Deming y convirtiéndose así en uno de lo ponentes de gran importancia en el tema de la calidad, el ciclo de Deming también conocido como ciclo PDCA (del inglés Plan-Do-Check-Act) o PDSA (del inglés Plan-Do-Study-Act) o PHVA (de la traducción oficial al español como Planificar-Hacer-Verificar-Actuar)[1]​ o espiral de mejora continua, es un método sistemático para la resolución de problemas con el fin de generar una mejora continua de la calidad, en cuatro pasos, según el concepto ideado por Walter A. Shewhart, amigo y mentor de William E. Deming que lo enseñó en el Japón de los años 1950. A veces también es, por ello, denominado Ciclo Deming-Shewhart.[2]

Es muy utilizado por los Sistemas de Gestión de la Calidad (SGC), los Sistemas de Gestión Ambiental (SGA) y los Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI), regulados por ISO, así como en modelos de Gestión de la Calidad Total (EFQM, Fundibeq, Malcolm Baldrige National Quality, etc).

Los resultados de la implementación de este ciclo permiten a las organizaciones una mejora integral de la competitividad, de los productos y servicios, mejorando continuamente la calidad, reduciendo los costos, optimizando la productividad, reduciendo los precios, incrementando la participación del mercado y aumentando la rentabilidad.

Origen[editar]

El ciclo PDCA, fue creado por el físico nacido en Norteamérica Walter Andrew Shewhart en el año 1920. Pero fue bautizado y popularizado por su discípulo Deming en los años 50 conocido como el "ciclo de Deming", comprende en Planear, Hacer, Comprobar y Actuar. Deming fue un ingeniero estadístico quien más adelante se convirtió en consultor de gestión y realizó trabajos en campos de ingeniería eléctrica.El PHVA es un ciclo que puede desarrollarse dentro de cada proceso de la organización y en el sistema de proceso como un todo[3]

Los avances que trajo el ciclo de Deming, se vieron plasmados en la economía posguerra de Japón, considerado un milagro económico en ese entonces.

Cuatro etapas del ciclo de Deming

Cuatro etapas del ciclo de Deming[editar]

Plan (Planificar)[editar]

Ilustración del modelo de calidad del proceso de gestión (sistema de circuito cerrado), incluyendo el círculo PDCA

Durante esta etapa se analiza y planifica las actividades del proceso necesarias para obtener el resultado esperado. Al basar las acciones en el resultado esperado, la exactitud y cumplimiento de las especificaciones a lograr se convierten también en un elemento a mejorar. Además, es necesario realizar pruebas de preproducción o pruebas para probar los posibles efectos, ya que la formulación de buenos planes resulta en soluciones bien pensadas.

  • Recopilar datos para profundizar en el conocimiento del proceso.
  • Detallar las especificaciones de los resultados esperados.
  • Definir las actividades necesarias para obtener el producto o servicio, verificando los requisitos especificados.
  • Establecer los objetivos y procesos imprescindibles para conseguir resultados necesarios de acuerdo con los requerimientos del cliente y las políticas organizacional.

Herramientas del ciclo Deming

Estas herramientas sirven para buscan puntos débiles en los procesos, productos y servicios. Algunas de estas herramientas son:

- Análisis de valor: método para aumentar el valor de un producto o servicio.

- Método Kaizen: busca la mejora en todos los aspectos de la organización.

- Diagrama de afinidad: recopilar ideas y asuntos a mejorar y agrupar las ideas afines.

- Los cinco porqués: método que se basa en la realización de preguntas para relacionar causas-efectos que generan un problema en particular.

Herramientas de planificación

Estas herramientas pueden servir para dos cosas:

– Para facilitar y estandarizar la metodología de planificación de proyectos, actividades y tareas.

– Para ayudar a diseñar productos, procesos y servicios según los requisitos y funciones previstas en el futuro.

Algunos ejemplos de herramientas de planificación los podemos ver en la siguiente lista:

Do (Hacer)[editar]

Se realizan los cambios para implantar la mejora propuesta. Generalmente conviene hacer una prueba piloto para probar el funcionamiento a pequeña escala antes de realizarla en una gran escala para reducir posibles impactos negativos en lo menor posible. En este proceso es recomendable mantener al equipo supervisado y, de ser necesario, hacer una prueba piloto. Sin olvidarse que todo este cambio que se va a hacer con una supervisión 24/7 para evitar que esta prueba sea afectada por factores externos.

Check (Controlar o Verificar)[editar]

Pasado un periodo previsto de antemano, los datos de control son recopilados y analizados, comparándolos con los requisitos especificados inicialmente, para saber si se han cumplido y, en su caso, evaluar si se ha producido la mejora esperada. Así mismo, nos permite detectar a tiempo las brechas que puedan existir entre lo planificado y lo realizado en una organización, para ello determinar los ajustes necesarios.

  • Monitorear la implementación y evaluar el plan de ejecución documentando las conclusiones.

Herramientas de evaluación

Las herramientas de evaluación sirven para controlar el estado actual de un proyecto, proceso, producto o servicio con el objetivo de tener una visión detallada de su estado, evaluarlo o buscar formas de mejorarlo posteriormente.

Algunos ejemplos de herramientas de evaluación se encuentran en la siguiente lista:

  • Diagrama de Pareto – La famosa curva 80%-20% para organizar datos y centrar los esfuerzos en lo más importante.
  • Diagrama de correlación – Representación gráfica que muestra la relación de una variable con respecto a otra.
  • Diagrama de Ishikawa – Estudio para localizar las causas de los problemas.
  • Cuadro de mando – Modelo de gestión, con un soporte de información periódica para la dirección de los procesos de la empresa.
  • Listas de Verificación o Control – Check list.
  • ciclo de Deming con LastMile - Que se encargan en la entrega de productos, en el que utilizan el GPS de los móviles de sus colaboradores para verificar en tiempo real las entregas.

Act (Actuar)[editar]

A partir de los resultados conseguidos en la fase anterior se procede a recopilar lo aprendido y a ponerlo en marcha. También suelen aparecer recomendaciones y observaciones que suelen servir para volver al paso inicial de Planificar y así el círculo nunca dejará de fluir.

Actualmente algunos expertos prefieren denominar este paso "Ajustar". Esto ayuda a las personas que se inician en el ciclo PDCA a comprender que el cuarto paso tiene que ver con la idea de cerrar el ciclo con la realimentación para acercar los resultados obtenidos a los objetivos. Además, no debe confundirse este paso "A" con el conjunto de acciones (implementación) consecuencia del despliegue de los planes (que se desarrolla en el segundo paso, "D", de "hacer" o "llevar a cabo las Acciones").

Herramientas de mejora

Las herramientas de mejora continua están pensadas para buscar puntos débiles a los procesos, productos y servicios actuales. Del mismo modo, algunas de ellas se centran en señalar cuáles son las áreas de mejora más prioritarias o que más beneficios pueden aportar a nuestro trabajo, de forma que podamos ahorrar tiempo y realizar cambios sólo en las áreas más críticas.

Algunos ejemplos de herramientas de mejora los podemos encontrar en la siguiente lista:

  • Análisis de valor – Método ordenado para aumentar el valor de un producto o servicio.
  • Método Kaizen – Busca una mejora continua de todos aspectos de la organización.
  • Diagrama de afinidad – Juntar ideas o asuntos para organizar y resumir agrupando las ideas afines.

Importancia de la implementación del ciclo de Deming[editar]

No solo es importante comprender el ciclo de Deming, sino que también es importante implementarlos en la organización.

  • Tanto las organizaciones y los líderes deben entender que todos los procesos se pueden mejorar.
  • El ciclo de Deming es una metodología bien documentada y probada.
  • Con este método, el cambio puede ser rápido y las soluciones se pueden implementar de manera oportuna para que la organización pueda ver los beneficios de inmediato.

Problemas o desviaciones de la mejora continua en las organizaciones[editar]

Las acciones que se requieren para reducir las causas especiales de variación son completamente diferentes de las acciones que hacen falta para reducir la variación y los defectos del sistema y/o proceso. Las causas comunes, se atribuyen a un fallo que se observa en todas partes cuando se interpretan las mediciones, donde se supone que cada acontecimiento (defecto, error, accidente) es atribuible a alguien (generalmente el que más a mano está), mientras las causas especiales se relacionan con algún acontecimiento atípico. Según Deming, la mayoría de los problemas y de las oportunidades de mejora caen bajo la responsabilidad del Management en la siguiente proporción:

  • 94% pertenecen al Sistema.
  • 6% son atribuibles a causas especiales.

Las desviaciones son causadas principalmente por cambios en las máquinas, el método, el material, la medición, el ambiente y las personas para la operación de los procesos (esquematizadas en el diagrama de Ishikawa) La organización debe determinar los puntos de verificación e indicadores de desempeño relacionados, que serán eficaces y eficientes para detectar desviaciones

Beneficios del ciclo de Deming[editar]

  • Provoca una mejora continua en la calidad de sus procesos y productos.
  • Mejora la eficacia en todos los ámbitos y departamentos de la empresa.
  • Es ilimitada las posibilidades donde se puede aplicar.
  • Ahorro de tiempo y costes en todos los niveles.
  • Fomenta un sentimiento de integración dentro de la organización.
  • Con su implementación se obtiene una mejora continua de la calidad de los productos y el servicio a los usuarios.

Desventajas del ciclo Deming[editar]

  • Lentitud: El ciclo hace una identificación y la resolución de los incidentes sea tardío en muchos casos . Esto lo convierte en un recurso ineficiente para resolver emergencias en corto plazo.
  • Susceptibles a imprevistos: Es más efectivo cuando las condiciones logísticas del entorno son estables influyendo el resultado.

Los 14 puntos de Deming[editar]

Las  filosofías  del  doctor  Deming  hacen  gran  hincapié  en  la  participación  de  la  administración, la mejora continua, el análisis estadístico, la fijación de metas y la comunicación. Su mensaje, que puede resumirse en 14 axiomas, está dirigido sobre todo a los directivos. Sus ideas pretenden inducir a los líderes de la empresa a comprometer sus esfuerzos personales y los de toda la compañía en la mejora a largo plazo de sus productos o servicios. Crear constancia de propósito hacia la mejora del producto o servicio, con los objetivos de volverse competitivos, permanecer en el negocio y proporcionar empleos.[4]​ A continuación se muestran los 14 puntos de Deming:

  1. Adoptar la nueva filosofía.
  2. Dejar de depender de la inspección como mecanismo para lograr calidad.
  3. Terminar con la práctica de cerrar un negocio tomando en cuenta únicamente el precio. En lugar de ello, debe buscarse minimizar el costo total.
  4. Mejorar, de forma constante e ininterrumpida, el sistema de producción y servicio.
  5. Instituir programas de capacitación para el trabajo.
  6. Instituir liderazgo.
  7. Perder el miedo.
  8. Eliminar las barreras entre departamentos.
  9. Eliminar las consignas, exhortaciones y metas dirigidas a la fuerza laboral.
  10. Eliminar el establecimiento de estándares y cuotas numéricas arbitrarias respecto del trabajo. Sustituir por liderazgo.
  11. Eliminar las barreras que privan a las personas de su derecho a enorgullecerse de su trabajo.
  12. Instituir un vigoroso programa de educación y auto mejora.

13 Impulsar el trabajo de todos los miembros de la empresa hacia el cumplimiento de la transformación. 14 Haz que toda la gente de la compañía trabaje para lograr la transformación.

Los siete pecados mortales de la calidad[editar]

  1. Falta de constancia en el propósito.
  2. Énfasis en las utilidades a corto plazo.
  3. Evaluación del desempeño, clasificación según el mérito o análisis anual.
  4. Movilidad de la alta gerencia.
  5. Manejo de la compañía basándose sólo en cifras visibles ("contando dinero").
  6. Costos médicos excesivos.
  7. Costos excesivos de garantía.

Reacción económica en cadena de Deming[editar]

  1. Mejora de la calidad
  2. Disminución de costos
  3. Menos errores de retraso
  4. Mejor uso de recursos
  5. Mejora de la productividad
  6. Mayor participación en el mercado
  7. Permanencia del negocio
  8. Más empleo

Ejemplo del ciclo Deming[editar]

Etapa de Planificar[editar]

Supongamos que, durante el proceso de planificación logística, tu empresa se plantea el objetivo de acortar los tiempos de entrega un 20% en el próximo mes. Una de las alternativas para lograrlo es optimizando las rutas de entrega.

La empresa ve la oportunidad de perfeccionar este proceso implementando la función de PlannerPro by Beetrack, que se encarga de la planificación y optimización de rutas de distribución teniendo en cuenta variables como ventanas horarias, capacidades de los vehículos, tiempos pautados con los clientes, entre otros. De esta manera, se da inicio a la primera etapa del ciclo de Deming ("planificación") para la optimización de las rutas logísticas.

Etapa de Hacer[editar]

Una vez culminado el proceso de planificación, es el momento de llevar los planes a la práctica. Entonces, se gestionan los despachos y a cada transportista se le asigna una ruta optimizada. De esta manera, los repartidores empiezan a trabajar de manera más ordenada y coordinada, persiguiendo el objetivo de reducir los tiempos de entrega en un 20%. En otras palabras, en esta segunda etapa del ciclo de Deming se comienza a hacer lo que ya habías planificado.

Etapa de verificar[editar]

Mientras las rutas planificadas ya se encuentran en ejecución por parte de los transportistas, es momento de monitorizar todos los procesos de entrega, con la finalidad de verificar que se está cumpliendo con lo planificado y que se está logrando el objetivo de maximizar la eficiencia de cada reparto.

En este punto, para la tercera etapa del ciclo de Deming ("verificación"), la empresa decide utilizar la función LastMile by Beetrack. Esta función utiliza el A-GPS de los teléfonos móviles de los conductores para hacerles seguimiento en tiempo real durante las entregas de última milla.

Posterior al análisis de los resultados, la empresa ha concluido que se ha logrado el objetivo inicial: acortar los tiempos de entrega un 20%, ya que la planificación de rutas hecha mediante PlannerPro fue bastante óptima.

Etapa de Actuar[editar]

Finalmente, supongamos que la empresa decide estandarizar las nuevas rutas dentro de su sistema diario de entregas de última milla, reemplazando a todas las anteriores. Con esto, logra incrementar su productividad, al hacer más entregas en un día. También, se producen otros beneficios como el ahorro de combustible y el mayor cuidado de los vehículos al tener que recorrer menos kilómetros por cada entrega.

Finalmente, tanto en este ejemplo del ciclo de Deming como en cualquier caso real, el uso de herramientas especializadas en mejora continua le permite a las empresas logísticas tener soluciones rápidas, acertadas y efectivas. De esta manera, se facilita la toma de decisiones, el trabajo en equipo y el cumplimiento de metas a mediano y a largo plazo en cuanto a factores como el ahorro de tiempo y dinero.

Véase también[editar]

¿Que es la calidad total?[editar]

La Calidad Total, también conocida como Excelencia se puede definir como una estrategia de gestión de la organización, cuyo objetivo principal es satisfacer de una manera equilibrada las necesidades y expectativas de todos sus grupos de interés. Estos grupos de interés suelen estar formados normalmente por: empleados, accionistas y la sociedad en general. Este concepto está muy relacionado con con lo que los profesionales del sector conocen como el ciclo Deming o PDCA, que se corresponde con las siglas en inglés de: Plan= Planificar, Do= Hacer, Check= Revisar y Adjust= Ajustar. Este ciclo conocido como espiral de mejora continua es una estrategia basada en la mejora continua de la calidad, en cuatro pasos (los que se recogen en las iniciales PDCA)

Principios fundamentales de la Calidad Total[editar]

La concepción actual de la calidad responde a diferentes aportaciones y teorías que han ido surgiendo a lo largo del siglo XX. En la actualidad, la Calidad Total es un conjunto de las mejores prácticas en el ámbito de la gestión de organizaciones. A este conjunto de mejores prácticas se les suele denominar los 8 principios de la Calidad Total:

- Orientación hacia los resultados. - Orientación al cliente. - Liderazgo y coherencia en los objetivos. - Gestión por procesos y hechos. - Desarrollo e implicación de las personas. - Aprendizaje, innovación y mejora continuos. - Desarrollo de alianzas. - Responsabilidad social.


Referencias[editar]

  1. García Quispe Ráez, 2003, p. 91
  2. «PDCA Cycle - What is the Plan-Do-Check-Act Cycle? | ASQ». 
  3. «¿Qué es el ciclo de Deming? Definiciones y ejemplos». www.edrawsoft.com. Consultado el 10 de abril de 2022. 
  4. Summers, Donna (2006). Administración de la calidad. Mexico: PEARSON EDUCACIÓN. p. 35. Consultado el 12/01/2022. 

Bibliografía[editar]