Administración de edificios

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Administración de edificios Es una disciplina que proviene de facility management. Este rubro se encarga de supervisar los servicios duros y blandos de un edificio, lo que garantiza que la seguridad, la salud, la organización, el cumplimiento de leyes y el mantenimiento de estructuras se cumplan en un nivel satisfactorio. Hay esencialmente dos tipos de edificios donde se ejerce esta actividad: residenciales y comercial. Los servicios duro por lo general se refieren a los servicios físicos, estructurales, tales como sistemas de alarma contra incendios, cámaras ascensores, etc, mientras que aluden los servicios blandos como: limpieza, jardinería, seguridad, RRHH, en general servicios de origen humano.

Administrador de edificios[editar]

El Administrador, persona natural ó jurídica, es designado por la Asamblea. Es responsable del cuidado de los bienes de uso común, de la administración del edificio y de la preservación de estos bienes.

Obligaciones del Administrador[editar]

  • Cuidar los bienes comunes, realizándoles mantenimiento preventivo y correctivo necesario, tales como: áreas verdes, aguas lluvias, sistemas de seguridad.
  • Ejecutar los actos de administración y conservación y los de carácter urgente, sin acuerdo previo de la asamblea, sin perjuicio de su posterior ratificación.
  • Representar en juicio, activa y pasivamente, a los copropietarios, en las causas concernientes a la administración y conservación del edificio.
  • Cobrar y recaudar los gastos comunes y sus incrementos por concepto de fondo común de reserva, multas, intereses y primas de seguro.
  • Velar por la debida iluminación de espacios de circulación interiores y perimetral del condominio.
  • Velar por la seguridad y limpieza de las vías de acceso a los sitios de dominio exclusivo de los propietarios de un condominio de esta naturaleza.
  • Rendir cuenta documentada de su administración en las épocas que se le hayan fijado o cada vez que se le solicite

Administración de edificios residenciales[editar]

En un entorno residencial, un administrador de edificios típicamente es el encargado de supervisar el trabajo del personal de trabajo como conserjes, mayordomo, personal de aseo, etc. Junto con gestionar el manejo contable como: fondo de reservas, pago de proveedores, ingresos y egresos. De forma paralela un administrador de edificios es el encargado de mantener la sana convivencia entre los habitantes de la instalaciones rigiéndose por el marco legal según el país.

Las empresas de mantenimiento contratadas[editar]

Las empresas de mantenimiento contratadas que han sido nombrados para mantener las plantas y los sistemas del edificio ( alarmas contra incendios , sistemas eléctricos y mecánicos, intercomunicadores sistemas, aparcamientos, etc jardinería)

Administración de Edificios Comerciales[editar]

Esta subdivisión de la gestión de la construcción es muy similar a la anterior, la principal diferencia es que el edificio se hará normalmente por unidades comerciales u oficinas. Los inquilinos, en este caso, las empresas y el administrador del edificio probablemente tenga alguna participación en el aspecto de las ventas y será responsable de asegurar el espacio de la oficina en todo momento.

Comité de Administración[editar]

El Comité de Administración, que viene a reemplazar a la Junta de Vigilancia del anterior cuerpo legal, no sólo es un órgano de nexo entre la asamblea y el administrador, sino que tiene sus propias obligaciones y facultades que lo transforman en una entidad clave para el funcionamiento del condominio.

Tanto es así, que se puede dar el caso que el condominio decida no contratar los servicios de un administrador, pero jamás podrá resolver no nombrar su Comité de Administración, obligación que se debe cumplir en la primera sesión de la asamblea de copropietarios.

De acuerdo a las nuevas disposiciones legales, al Comité le corresponde representar a la asamblea con todas sus facultades, a excepción de aquellas materias que deban tratarse exclusivamente en una asamblea extraordinaria.

Cómo se designa el Comité[editar]

El Condominio en su primera sesión de asamblea debe designar un Comité de Administración formado, a lo menos, por tres personas. (Art. 21 de la ley).

El reglamento de copropiedad podrá establecer un número mayor de integrantes o la designación de suplentes para el caso de ausencia o impedimento de los titulares. (Art. 24 del Reglamento de la ley).

En caso de existir subadministradores en el condominio, el Comité deberá estar integrado por un representante de cada una de ellas no pudiendo éste, ser inferior a tres personas. (Art. 30 del Reglamento de la ley).

La asamblea tiene la facultad de designar al presidente del Comité de Administración y si no lo hiciere, lo nombrará el propio Comité.

Permanencia en el cargo[editar]

La ley establece que el Comité de Administración durará en sus funciones el período que le fije la Asamblea, el que no podrá exceder de tres años, sin perjuicio de poder ser reelegido indefinidamente. (Art. 21 de la Ley 19.537).

Los Miembros del Comité podrán ser removidos en forma parcial o total, de acuerdo a los procedimientos, según establece el artículo 17 de la ley. Estos son:

a.. Sesión extraordinaria de Asamblea b.. Consulta por escrito

Directriz de funcionamiento[editar]

Las reuniones del Comité podrán efectuarse cuando se estime conveniente. Para que ésta sea válida es necesario que asista, a lo menos, la mayoría de sus miembros, los que deben participar en forma personal (Art. 24 del Reglamento de la ley), ya que para estos casos la ley no permite la representación de estas personas.

Los acuerdos del Comité deben adoptarse por la mitad más uno de los asistentes. El voto de cada miembro del Comité tiene igual valor; es decir, no se aplica la proporcionalidad determinada para dirimir en la Asamblea y, el voto del Presidente tampoco tiene una ponderación o condición diferente de la del resto de los integrantes.

De los acuerdos que adopte el Comité, se dejará constancia en un libro de actas exclusivo de esta entidad.

Es importante resaltar que el Comité se desenvuelve como un organismo colegiado; es decir, como un todo y no como personas individuales. Sin embargo, hay materias que son propias del Presidente del Comité de Administración y otras que son funciones que puede ejecutar cualquiera de sus integrantes.

Deberes y derechos del Comité[editar]

La ley señala que el Comité de Administración tendrá la representación de la Asamblea con todas sus facultades, excepto de aquellas que deben ser materia de Asamblea Extraordinaria. Vale decir, que el Comité podrá ejercer cualquier función propia de una Asamblea Ordinaria. Podrá dictar normas y tomar acuerdos, los que se mantendrán vigentes mientras no sean revocados o modificados por la Asamblea de Copropietarios o el propio Comité. Un ejemplo característico de esta aplicación es el nombramiento del administrador.

Además de las atribuciones que emanan de la propia ley, al Comité le corresponde las que determine el Reglamento de Copropiedad o la Asamblea.

Con relación a las facultades señaladas en la Ley 19.537, podemos destacar las siguientes:

a.. Autorizar el corte de suministro eléctrico a deudores morosos. (Art. 5). b.. Aprobar presupuestos estimativos de gastos comunes. (Art. 6). c.. Fijar destino para depositar recursos del Fondo Común de Reserva. (Art. 7). d.. Convocar a asambleas ordinarias y extraordinarias. (Art. 17 y 18). e.. Ejecutar los respectivos acuerdos de Asambleas. (Art. 20). f.. Firmar Libro de Actas. (Art. 20). g.. Representar a la Asamblea. (Art. 21). h.. Aplicar las multas contempladas en el Reglamento de Copropiedad. (Art. 21). i.. Abrir y manejar cuenta corriente o de ahorro. (Art. 23). j.. Solicitar rendición de cuentas al administrador. (Art. 23). k.. Autorizar actas de acuerdos de gastos comunes para otorgarle mérito ejecutivo (Art. 27). l.. Denunciar infracciones. (Art. 32). m.. Confeccionar y actualizar Planes de Emergencia ante Siniestros (P.E.S.). (Art. 36).

Copropietario[editar]

Propietario de una cosa juntamente con otro u otros.

Software de Administración de Edificios[editar]

En el mercado actual existen variadas alternativas dentro de las aplicación de administración de edificios, estas puedes ser de escritorios o basadas en Cloud Computing. Se integran los procesos de gestión, seguridad y permite la integración de la comunidad (propietarios, residentes, conserjes y comité), dándoles acceso a funcionalidades específicas y permitiendo una mejor comunicación.

En el área de las aplicaciones de escritorio existen suites completas, multifuncionales, que pueden ser utilizadas tanto en un computador personal, como en una red de trabajo. Este sistema, además cuenta con una aplicación web, que le ofrece a los propietarios una alternativa de información de sus propiedades y varias funcionalidades de comunicación con su administrador.

Estas aplicaciones están desarrolladas para apoyar la gestión del administrador y mejorar la comunicación con los habitantes. Los habitantes sólo pueden tener acceso a la información si la aplicación si tiene soporte para Internet, la que además de entregar información contable, también tiene soporte para que los habitantes puedan contactar rápidamente al administrador, les puedan entregar un estatus en tiempo real de lo que ocurre en el edificio y muchas otras características.