Conferencia web

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Una conferencia web o conferencia en línea es similar a una reunión personal porque permite a los asistentes interactuar entre sí, y participan entre 2 y 20 personas y pueden compartir documentos y aplicaciones. Se trata de una manera de compartir información, impartir una charla o dictar un curso en tiempo real con la misma calidad que si se llevara a cabo en el aula de clases. Incluso en algunos países usan esta tecnología para hacer presentaciones de productos o servicios. Existen aplicaciones en las cuales el usuario puede pedir el micrófono y hablar, hacer preguntas e interactuar con el interlocutor, o usar un chat incluido en la página de la conferencia.

Diferencias entre videoconferencia web, seminario web y videoconferencia[editar]

  • Las videoconferencias web son reuniones ‘virtuales’ a través de Internet cuyos participantes trabajan en distintas ubicaciones físicas. La sala de reuniones real se sustituye por el escritorio del ordenador del anfitrión de la reunión (la persona que la ha organizado). Cada participante se sienta ante su propio ordenador, donde puede ver todo lo que el presentador va mostrando en su pantalla (función de ‘desktop sharing’ o escritorio compartido). Durante la reunión en línea, el anfitrión puede ceder el papel de presentador a cualquiera de los demás participantes. En esencia, las conferencias web poseen características similares a las reuniones ‘en persona’, porque permiten que los asistentes interactúen entre sí (principio de comunicación ‘de muchos a muchos’). En las conferencias web participan entre 2 y 20 personas, pudiendo compartir documentos y aplicaciones. Las videoconferencias web se utilizan además para formación presencial a distancia de usuarios y empleados, brindar consultorías o trabajo colaborativo de grupos entre personal, clientes o socios.
  • En cambio los seminarios web (webinars o webminars) se utilizan básicamente para formación en línea o eventos en línea, como conferencias de prensa, y pueden tener más de 100 participantes. Las soluciones para seminarios web facilitan considerablemente el proceso de invitación y la presentación de información a grandes audiencias (principio de comunicación ‘de uno a muchos’).
  • Las videoconferencias sirven básicamente para transmitir señal de vídeo en directo a los participantes, así como para el uso de documentos y archivos sin necesidad de realizar previamente el envío de ellos a sus destinatarios y poder trabajar de forma conjunta y colaborativa entre los asistentes.

Principios de las conferencias web[editar]

La mayor parte de las conferencias web se celebran según los siguientes principios: el organizador de la reunión envía un correo electrónico con las invitaciones, que contienen un enlace a una URL y una ID de usuario para acceder a la reunión. En el momento de comenzar ésta, cada participante introduce su identificación de usuario (ID) para la reunión en línea. Una vez iniciada la sesión, los participantes pueden ver el escritorio del ordenador del presentador de la reunión y compartir con él documentos y aplicaciones.

Durante la reunión en línea, el papel de presentador puede ir pasando a cualquiera de los participantes, y éstos podrán ver todo lo que vaya mostrando el nuevo presentador en su escritorio. La mayoría de las soluciones para conferencia web, además, permiten a los asistentes ceder el control de su ratón y su teclado al escritorio del presentador. Éste, a su vez, puede decidir si pasa el control del ratón y el teclado a una persona en particular o a todos los participantes.

Instalación: servicios hosted frente a servidor interno[editar]

Las soluciones para reuniones en línea se pueden instalar de dos formas: en un servidor web que aloje el fabricante, o en un servidor propio. Si el cliente decide adquirir un servicio hosted, la solución se instalará en un servidor web que proporcionará el fabricante y el cliente sólo tendrá que pagar una cuota por su utilización. En cambio, los clientes pueden adquirir una licencia de servidor, que les autorizará a instalar la solución en el servidor interno, o si el proveedor lo ofrece público y plataformas basadas en 'La Nube'. Las ventajas de optar por un servidor propio son:

  • Mayor ancho de banda disponible.
  • Gestión directa de los participantes en las reuniones, lo que permite una mayor confidencialidad, aumentar el límite máximo de participación por sesión y ofrecer servicios de conferencia a terceros.
  • Personalización del entorno propio u ofrecido a corporaciones, editoriales, centros educativos o academias.

Si los clientes tienen una configuración de alta seguridad y un índice de utilización elevado, suelen preferir la instalación interna.

Funcionalidades[editar]

Las soluciones para conferencia web ofrecen una amplia gama de funcionalidades y prestaciones, destinadas a incrementar la eficacia de las reuniones y la capacidad de comunicación.

  • Aplicaciones compartidas
  • E-learnings
  • Múltiples cámaras y audios.
  • Escritorio compartido
  • Grabación de sesiones
  • Personalización de las salas.
  • Cesión del control del teclado y el ratón a una persona en particular o a todos los participantes (permitiendo así a éstos manipular el documento que esté abierto en ese momento en el escritorio del presentador).
  • Cambio de presentador durante la reunión.
  • Herramientas para notas y dibujos.
  • Pizarra blanca (whiteboard).
  • Chat.
  • Integración de la solución para conferencia web con los clientes de correo electrónico para distribuir de forma muy práctica los correos con las invitaciones.

Seguridad[editar]

La gran mayoría de las soluciones para conferencia web utilizan protocolo de cifrado SSL de 128 bits para el acceso seguro a las salas de conferencia y alguno a 256 bits, no obstante estos niveles quedan ya obsoletos.

Por el momento sólo la plataforma NETConference Sitio Web NETConference es capaz de ofrecer un nivel superior a los 1024 bits, nivel que actualmente usan las plataformas financieras y bancarias, así como de encriptar las propias comunicaciones hasta 4096 bits, lo que le convierte en la plataforma de comunicaciones más segura y la única capaz de ser usada por todos aquellos que se encuentren incluidos en alguno de los niveles de la Ley de Protección de Datos española o LOPD.

Licencias[editar]

Los proveedores ofrecen diferentes modelos de licencia para las soluciones web, desde una tarifa plana mensual hasta el pago por usuario más una cuota anual por el servicio, pasando por el pago por participante y por duración de la reunión (pago por uso o ‘pay-per-use’), los más costosos y antigüos incluso separan el coste por uso de video y de audio, por medio de llamada telefónica internacional a un número centralizado al que deben llamar todos los asistentes.

Las tarifas planas permiten realizar todas las actividades que se deseen las 24 h del día, este tipo de licencias suele ser muy recomendado para todo tipo de usuarios, ya que el (pago por uso o ‘pay-per-use’) suele encarecer el coste final con muy poco uso. Sin embargo, algunos proveedores no brindan tarifa plana real, sino que cobran un plus a partir de una cierta cantidad de horas de uso.

Las licencias, en general, suelen ser por Usuario o Servicio:

  • Licencia de usuario único (cada usuario debe tener una licencia para poder hacer uso de la misma).
  • Licencia de usuario corporativo (paquete de licencias de usuarios para que el cliente final las distribuya entre los asistentes).
  • Licencia de Sala, (que incluye a los usuarios que accedan en cada momento a dicha sala).
  • Licencia de Servidor, (incluye todas las salas que el cliente necesite en un mismo servidor dedicado, ya sea en infraestructuras propias del cliente o del proveedor).

Con las Licencias de Sala o de Servidor, múltiples personas pueden celebrar reuniones en línea simultáneamente. Además ofrecen funciones administrativas con las que los administradores pueden gestionar de manera centralizada las licencias de usuario, definir características y funcionalidades para cada usuario.

Véase también[editar]

Referencias[editar]