Cuenta

La cuenta es el elemento básico y central en la contabilidad y en los servicios de pagos. La cuenta contable es la representación valorada en unidades monetarias, de cada uno de los elementos que componen el patrimonio de una empresa (bienes, derechos y obligaciones) y del resultado de la misma (ingresos y gastos), permite el seguimiento de la evolución de los elementos en el tiempo. Por lo tanto hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la empresa. y en consecuencia el conjunto de cuentas de una empresa supone una representación completa del patrimonio y del resultado (beneficios o pérdidas) de la empresa.

Las transacciones económicas se recogen en la contabilidad a través de las variaciones en el valor de las distintas cuentas, facilitando el registro de las operaciones contables en los libros de contabilidad. Cada cuenta se configura por un título que hace referencia al elemento que representa, un código numérico que la identifica y un valor de la misma, gráficamente se representan como una T, que recoge las anotaciones o movimientos de la cuenta, donde a la parte izquierda de la T, se llama "Debito" o "Debe" y a la parte derecha "crédito"o "haber", sin que estos términos tengan ningún otro significado más que el indicar una mera situación física dentro de la cuenta.

Tipos de cuenta

Existen dos tipos de cuenta: de patrimonio y de gestión. Las cuentas de patrimonio aparecerán en el Balance y pueden formar parte del Activo o del Pasivo (y dentro de éste, del Pasivo Exigible o de los Fondos Propios o Neto). Las cuentas de gestión son las que reflejan ingresos o gastos y aparecerán en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

Independientemente de si las cuentas son de Patrimonio o de Gestión, también se dice que por su naturaleza son deudoras o acreedoras. Las cuentas son deudoras cuando siendo de Patrimonio se refieren a un activo o siendo de Gestión se refieren a un gasto y son acreedoras cuando siendo de Patrimonio se refieren a un pasivo o a una cuenta de capital, o cuando siendo de Gestión se refieren a un ingreso. Una cuenta complementaria de activo o de pasivo puede invertir la lógica anterior, por ejemplo la Estimación para Cuentas Incobrables o de Inventarios Obsoletos o de Lento Movimiento que siendo cuentas de activo su naturaleza es acreedora. También podemos tener cuentas complementarias en las cuentas de Gestión.

Un tipo muy común de cuenta son las cuentas Corrientes, estas son cuentas que en cualquier momento pueden ser deudoras o acreedoras y su naturaleza la define solamente el hecho de si son cuentas de Patrimonio o de Gestión, y más aún dentro de las clasificaciones anteriores es su ubicación específica dentro del estado financiero lo que define su naturaleza, no olvidemos son cuentas que pueden ser deudoras o acreedoras.

Terminología

En relación con las cuentas, se suelen utilizar los siguientes términos:

• Cargar, adeudar o debitar: registrar un valor en el debe de una cuenta.
• Abonar, acreditar o datar: registrar un valor en el haber de una cuenta.
• Saldo: diferencia entre la suma de los importes registrados en el debe y los registrados en el haber de una determinada cuenta. La cuenta puede tener:
  • saldo deudor, cuando la suma de los valores registrados en su debe es mayor que la de los registrados en su haber (D > H);
  • saldo acreedor en caso contrario (D < H);
  • saldo cero cuando la suma de los valores del debe y haber son iguales (D=H).
• Saldar: consiste en efectuar una anotación por el importe del saldo en el debe de la cuenta, si su saldo es acreedor, o en el haber si es deudor, de tal forma que resulte un saldo cero.
• Cerrar: saldar una cuenta y no volver a registrar ninguna otra operación en la misma durante un determinado período

Cuentas de activo

Un ente tiene un activo cuando debido a un hecho ya ocurrido, controla los beneficios económicos que produce un bien (material o inmaterial, con valor de uso o de cambio para el ente).

Un bien tiene valor de cambio cuando existe la posibilidad de:

• Canjearlo por efectivo o por otro activo
• Utilizarlo para cancelar una obligación
• Distribuirlo entre los propietarios del ente

Un bien tiene valor de uso cuando el ente puede emplearlo en alguna actividad productora de ingresos.

Las cuentas activas representan los bienes y derechos de propiedad de la empresa. Para clasificarlos se aplican los siguientes criterios:

Activo corriente o circulante

Son el efectivo y aquellos bienes o derechos que se espera convertir en efectivo o consumir dentro del ciclo normal de las operaciones de la empresa. Por ciclo normal de operaciones se entiende el tiempo promedio en que el efectivo invertido en materia prima se convierte de nuevo en efectivo pasando por las etapas de producción, venta y recaudo de cuentas por cobrar; esto para el caso de empresas manufactureras. En empresas comerciales, por su misma naturaleza, se omite el proceso productivo. Si el ciclo normal operativo es menor de un año, se considerarán activos corrientes aquellos bienes que se convierten en efectivo o se consumen en menos de un año; si es mayor de un año se aplicará este criterio en la clasificación. Es costumbre considerar como corto plazo el período menor de un año.

Las partidas del activo corriente más importantes son el efectivo, las inversiones temporales (fácilmente convertibles en efectivo), las cuentas por cobrar o cartera y los inventarios (materia prima, productos en proceso y productos terminados). Estas partidas usualmente reciben el nombre de capital de trabajo. De menor importancia, dentro del grupo de activos corrientes, figuran los gastos pagados por anticipado, tales como seguros e intereses.

El orden de presentación de las principales cuentas del activo circulante de una entidad comercial, en atención a su mayor y menor grado de disponibilidad, es el siguiente:

• Caja (Dinero). Es el dinero en efectivo, propiedad de la empresa, el cual está representado por monedas y billetes de banco, así como cheques, pagares (buches) de tarjetas de crédito, giros postales, bancarios y telegráficos recibidos de otras entidades; esta cuenta aumenta cuando la empresa recibe dinero en efectivo, disminuye cuando paga con dinero en efectivo; es cuenta del activo porque representa el dinero en efectivo propiedad de la entidad. Fondo fijo de caja chica. Representa el dinero en efectivo, propiedad de la empresa, destinado para liquidar los pagos menores; en México, la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR), en sus artículos 31, fracción III, y 172, fracción IV, establece que su monto no debe excederse a $2000.00; esta cuenta principia con el fondo promedio estimado de los pagos menores que cubre la empresa durante un periodo determinado, por ejemplo, una semana, una quincena, un mes, etc., agregando a dicho promedio un pequeño margen; aumenta cuando el fondo por no ser suficiente se incrementa, disminuye cuando el fondo, por ser exclusivo, se reduzca; es cuenta del activo porque representa dinero en efectivo propiedad de la entidad.
• Bancos. Representa el valor de los depósitos hechos en instituciones bancarias a favor de la entidad; esta cuenta aumenta cuando la empresa deposita dinero o valores al cobro, disminuye cuando expide cheques en contra del banco; es cuenta del activo porque representa el valor del dinero depositado en instituciones bancarias que es propiedad de entidad.
• Inversiones temporales. Son las que están representadas por acciones y otros valores de inmediata realización, que la empresa adquiere en casas de bolsa o en otros organismos del sector financiero, con el propósito de obtener un rendimiento o ganancia en plazo corto, y evitar con ello que su efectivo disponible no produzca un beneficio; esta cuenta aumenta cuando la entidad adquiere acciones, bonos, obligaciones, cédulas hipotecarias, bonos de prenda, etcétera, disminuye cuando los vende; es cuenta del activo porque representa el importe de las acciones y otros valores de inmediata realización que son propiedad de la entidad.
• Mercancías, inventarios o almacén. Mercancías son todos aquellos valores que se hacen objeto de compra o venta; esta cuenta aumenta cuando la empresa compra o le devuelven mercancías, disminuye cuando los vende o devuelve mercancías; es cuenta del activo porque representa el valor de las mercancías que son propiedad de la entidad, auque lo es únicamente al principar y al terminar el ejercicio; más adelante se explicará que, durante el ejercicio es cuenta mixta.
• Clientes. Son las entidades que deben a la empresa por haberles vendido mercancías a crédito, sin exigirle especial garantía documental; esta cuenta aumenta cada vez que la empresa vende mercancías a crédito, disminuye cuanto los clientes pagan total o parcialmente su cuenta, devuelven mercancías o se les concede algún descuento o rebaja; es cuenta del activo porque representa el valor de las venta efectuadas a crédito que la empresa tiene el derecho a cobrar.
• Documentos por cobrar. Son los títulos de crédito a favor de entidad, tales como letras de cambio y pagarés; esta cuenta aumenta cada vez que la entidad recibe letras de cambio o pagares a su favor, disminuye cada vez que la empresa cobra, endosa o cancela uno de estos documentos; es cuenta del activo porque representa el valor nominal de las letras de cambio y pagarés que la empresa tiene el derecho de cobrar.
• Deudores diversos. Son las entidades que le deben a la empresa por un concepto distinto al de venta de mercancías; esta cuenta aumenta cada vez que a la empresa le quedan a deber por un concepto distinto de la venta de mercancías, por ejemplo al prestar dinero en efectivo, al vender a crédito cualquier valor que no sea mercancía, etcétera, disminuye cuando dichas entidades pagan total o parcialmente su cuenta o devuelven los valores que estaban a su cargo; es cuenta del activo porque representa el importe de los adeudos que no sean por venta de mercancías a crédito que la empresa tiene el derecho de cobrar.
• Anticipo a proveedores. Es el valor del anticipo a cuenta de pedidos que la empresa entrega a proveedores; su finalidad es asegurar el suministro oportuno de mercancías o servicios que requiere; esta cuenta aumenta cada vez que la empresa efectúe anticipos a proveedores a cuenta de futuras compras de mercancías o servicios; disminuye por el importe de la amortización o cancelación del anticipo cuando la entidad liquida el saldo a favor de los proveedores y ellos entreguen facturado el pedido; también disminuye por la devolución del importe del anticipo cuando se cancela algún pedido debido al incumplimiento del proveedor; es cuenta del activo porque representa el importe de los anticipos entregados a cuenta de pedidos de mercancías o servicios que la entidad tiene el derecho de exigir le sean devueltos si los proveedores no cumplen oportunamente con la entrega de lo convenido en el contrato celebrado.

Pasivo

Las cuentas del pasivo representan las deudas y obligaciones que posea la empresa o entidad económica. Estas cuentas aumentan con un abono y disminuyen con un cargo.

Las cuentas principales del pasivo son:

• Proveedores
• Documentos por pagar
• Acreedores diversos
• Acreedores hipotecarios
• Intereses cobrados por anticipado
• Rentas cobradas por anticipado

También se encuentran las siguientes cuentas:

- Pasivos circulantes

- Pasivos a Largo Plazo

- Apartados

- Crédito de pasivos

- Otros Pasivos