Apostilla

La apostilla de La Haya (o simplemente apostilla, también en francés: apostille) es un método simplificado de legalización de documentos a efectos de verificar su autenticidad en el ámbito internacional. Físicamente consiste en una hoja que se agrega a los documentos que la autoridad competente estampa sobre una copia del documento público. Fue introducido como método alternativo a la legalización por un Convenio de La Haya de 1961.

En algunos países, como España, la apostilla puede obtenerse electrónicamente (e-app), sustituyendo la firma hológrafa de los documentos públicos apostillados por un certificado o firma electrónica válida, de conformidad con los estándares internacionales. En estos casos suele existir también un registro electrónico de apostillas (e-register), que reemplaza el tradicional fichero manual de apostillas por un Registro Electrónico de contraste que permite hacer un seguimiento puntual de las apostillas realmente emitidas.

Trámites de la apostilla

En México

En México, la apostilla puede ser solicitada por:

• usuario
• foráneo
• exento

Los gobiernos de los estados elaboran la apostilla de la siguiente documentación:

• Documentos originales librados por autoridades del fuero común: deberán acudir a las oficinas del gobierno del estado en donde se emitió;
• Documentos originales emitidos por notario y certificados por el gobierno del estado (excepto copias certificadas y cotejos).

Para poder realizar el apostillamiento por parte de la Dirección de Coordinación Política con los Poderes de la Unión (Dicoppu), los documentos deben ser certificados previamente en original y librados por autoridades federales.

• Requisitos para el trámite:

Al recibir la documentación, se revisa que cumpla con los siguientes requisitos:

a) Revisión de documentación del usuario: Documento original a tramitar, firmado por un funcionario público facultado o previamente certificado. Recibo original de pago de derechos (formato e5cinco) con sello de pagado del banco. Identificación oficial vigente de la persona que realiza el trámite. Clave Única de Registro de Población (CURP) del interesado, para su cotejo.

b) Revisión de documentación de foráneo: Escrito libre de solicitud de trámite (Anexo). Documento original a tramitar, firmado por un funcionario público facultado o previamente certificado. Recibo original de pago de derechos (formato e5cinco) con sello de pagado del banco. Copia de identificación oficial vigente de la persona que realiza el trámite. Copia de la CURP. Guía de paquetería con el que se envían los documentos y una guía pre-pagada (debidamente llenada) con gastos cubiertos de recolección para enviar la documentación tramitada.

c) Revisión de documentación de exentos: Oficio de solicitud de trámite (Anexo). Documento original a tramitar, firmado por un funcionario público facultado o previamente certificado.

Se revisa que la firma del servidor público que aparece en el documento a tramitar esté registrada en la Base de Datos de la Dicoppu; se coteja la firma, el nombre, el cargo, la fecha y la dependencia o institución que lo emite. En caso de que la firma del servidor público no esté registrada, se solicita a la Oficina de Registro y Digitalización de Firmas que realice las gestiones pertinentes para su registro.

Si se detecta alguna variación en la firma registrada y la que contiene el documento o cualquier otra irregularidad, se deberá turnar al Subdirector de Formalización y Control para que éste determine si el documento es original o apócrifo. En caso de ser apócrifo, se dará aviso a las autoridades correspondientes.

• Pago de derechos y duración del trámite

Para la realización del pago de trámites de la apostilla, se deberá hacer en cualquier banco mediante la hoja de ayuda e5cinco, la cual se obtiene de la página web de la Dicoppu (www.dicoppu.gobernacion.gob.mx).

El monto que deberá cubrirse es de $551.00 (quinientos cincuenta y un pesos mexicanos).

Los trámites realizados en ventanilla por los usuarios se tramitan en 85 minutos (sin que excedan 5 documentos por usuario); los solicitados vía Control de Gestión Exentos se realizan el mismo día, y los solicitados por foráneos, dos días hábiles.

Si, al momento de validar el pago, el SISLAC no autoriza su autenticidad, éste no será recibido a menos que el banco donde se realizó el pago otorgue una carta donde describa el nombre de la persona que realizó el pago, el monto, el número de operación y la llave de pago.

• Entrega de documentos

Concluido el trámite, los documentos serán entregados al usuario en la ventanilla correspondiente, presentando identificación oficial vigente y el contra-recibo debidamente lleno. Asimismo, se le proporcionará al usuario una encuesta de satisfacción.

La Dicoppu conservará el recibo de pago original del banco.

En el caso de documentos foráneos y exentos, una vez firmados se elabora el oficio correspondiente, tramitando la firma del director de Coordinación Política con los Poderes de la Unión o del Subdirector de Formalización y Control.

Ya firmado el oficio, en el caso de exentos, se entrega en el Departamento de Control de Gestión la documentación tramitada, el contra-recibo y la encuesta de satisfacción, que llenará la persona que recolecte el documento.

Si se tratara de documentos exentos fuera del Distrito Federal, se envían vía Correos de México; en el caso de foráneos, vía la paquetería elegida por el usuario; la documentación se envía en un sobre que contiene el oficio y la documentación tramitada. En estos casos, el contra-recibo será llenado por la Dicoppu.

• Para foráneos y exentos, la Dicoppu armará un expediente con la siguiente documentación:

Oficio o escrito libre de solicitud de trámite. Guía con la que ingresó el trámite en el caso de foráneos. Acuse del oficio entregado vía Control de Gestión o la guía con la que se envió el trámite. Copias de los documentos que se tramitaron. Recibo original de pago en el caso de foráneos. Copia de Identificación oficial vigente y copia de CURP.

En Venezuela

El trámite es realizado por el Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Exteriores. Los requisitos son los siguientes:

1) El servicio es totalmente gratuito, solo deberán consignar por documento la cantidad de 0.4 unidades tributarias en especies fiscales del Distrito Capital, y deberán consignarse adheridas a una hoja de papel blanca.

2) Los documentos Públicos o Privados deberán venir certificados por los Ministerios correspondientes

3) Solo se recibirán documentos originales emitidos por las instituciones venezolanas correspondientes.

En Portugal

El trámite es realizado por la Procuraduría General de la República (Procuradoria-Geral da República). El organismo cuenta con seis localidades destinadas a atención al público para gestionar la apostilla: Lisboa, Coimbra, Evora, Oporto, Funchal (Madeira) y Punta Delgada (Azores).

Miembros de la Convención de la Haya

Actualmente existen 101 miembros de la Convención de la Apostilla:

• Albania,
• Argentina,
• Australia,
• Austria,
• Bielorrusia,
• Bélgica,
• Bosnia-Herzegovina,
• Bulgaria,
• China (sólo Hong Kong y Macao),
• Costa Rica,
• Colombia,
• Corea del Sur,
• Croacia,
• Chipre,
• República Checa,
• Dinamarca,
• Ecuador,
• Eslovaquia,
• Eslovenia,
• España,
• Estados Unidos,
• Estonia,
• Finlandia,
• Francia,
• Georgia,
• Alemania,
• Grecia,
• Hungría,
• Islandia,
• India,
• Irlanda,
• Israel,
• Italia,
• Japón,
• Letonia,
• Lituania,
• Luxemburgo,
• República de Macedonia,
• Malta,
• Mauricio,
• México,
• Mónaco,
• Montenegro,
• Noruega,
• Nueva Zelanda,
• Países Bajos,
• Panamá,
• Perú,
• Polonia,
• Portugal,
• Reino Unido,
• Rumania,
• Rusia,
• Serbia,
• Sudáfrica,
• Suriname,
• Suecia,
• Suiza,
• Turquía,
• Ucrania,
• Venezuela

Países no miembros de la Organización de la Haya y que son parte de la Convención

• Andorra,
• Antigua y Barbuda
• Armenia
• Azerbaiyán
• Bahamas
• Barbados
• Belice
• Botswana
• Brunei Darussalam
• Cabo Verde

• Islas Cook
• Domínica
• República Dominicana
• El Salvador
• Fiji
• Granada
• Honduras
• Kazajastán,
• Kirguistán,
• Lesotho
• Liberia
• Liechtenstein
• Malawi
• Islas Marshall
• República de Moldavia,
• Mongolia
• Namibia,
• Niue
• Omán
• Saint Kitts y Nevis
• Santa Lucía
• San Vicente y las Granadinas
• Samoa
• San Marino,
• Santo Tomé y Príncipe
• Seychelles
• Swazilandia
• Tonga
• Trinidad y Tobago
• Vanuatu

Documentos que se consideran públicos

Se consideran públicos:

• los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial;
• los documentos administrativos;
• los documentos notariales y los emitidos por corredor público;
• las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.

Sin embargo, la Convención no se aplica a los siguientes documentos:

• los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares;
• los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera.

Enlaces externos

• Sitio del Acuerdo Oficial de La Haya en relación con las apostillas (en inglés)
• Versión en español de la Convención de la apostilla
• Trámite en Venezuela según el Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Exteriores
• Trámite en Portugal según la Procuraduría General de la República